招标、投标、评标过程中的现场监督

经对申请人所提交的材料的审查,对符合规定办证条件的,公证处应委派两名以上公证人员(其中应至少有一名为公证员)参加整个招标投标活动,进行现场监督。现场监督是指公证人员亲临现场,对招标投标活动的招标、投标、开标、评标定标每个环节进行监督,并予以证明的活动。在现场监督阶段,公证人员的主要任务是,监督招标投标各个环节的活动按照国家有关规定和招标文件要求的时间、地点、程序、原则和方法进行;对其中违反规定的行为予以纠正;查验有关人员的身份,审查投标方的投标资格;对招标投标过程中的主要环节和重要事项给予现场证明。根据招标投标活动各个阶段的特点和内容,公证员的现场监督活动也要有所侧重。

1?招标阶段。公证人员应重点监督招标单位的各项活动是否符合国家有关规定和招标投标活动的一般原则,并按照资格预审文件的要求对投标方进行资格预审,审查投标方所提交的有关证明材料是否齐备、真实,是否符合招标文件规定的手续。

2?投标阶段。公证人员应检查投标箱,并需同招标单位一起对该投标箱加封。在投标方投递标书时,公证人员应查验招标单位委派的接标人的身份和投递标书人的身份,对投递标书人所送标书的密封情况进行检查,并做出记录。如果标书是通过邮寄方式投送的,则应记录收到标书的时间。监督投标人将符合规定条件的标书投入投标箱。在投标时间截止时,公证人员应会同接标人一起将投标箱投标口密封并加贴封条。

3?开标阶段。公证人员应监督招标单位按照规定的时间、地点举行开标会议。在开标会议中,公证人员应当查验投标方代表的资格证件和身份证明,再次检查投标箱的密封情况,监督投标箱的启封,检查标书份数和密封情况,并宣布检查结果。监督标书启封,验明投标书是否有效,并宣布查验结果。监督唱标人唱标,发现不一致的,应予以纠正。在开标结束时,对符合规定的程序、方法、原则的开标活动,公证人员应当场宣读开标公证词。如在开标结束后不立即开始进行评标定标,公证人员应监督招标单位将投标书重新密封,投入标箱,并将标箱密封。

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根据我国有关招标投标的规定和招标投标活动的一般原则,投标方所投标书,如具有下列情况之一的,应属无效:(1)投标方不具备投标资格;(2)投标书没有报价;(3)投标书未密封;(4)投标书未加盖单位公章及法定代表人未签字;(5)投标书未按规定的格式、内容和要求填写;(6)投标书书写潦草,字迹模糊不清难以辩认;(7)在一个招标项目中,投标方投报两个或多个标书,或有两个或多个报价,又未书面声明哪一个有效;(8)其他不符合招标文件要求的情况。主要是未按招标文件的要求提交投标保函或担保文件。

4?评标定标阶段。公证人员应查验评标组织成员的资格,核实其身份。对与投标方有利害关系的评标组织成员,应让其回避。监督标底的开启,公布标底。监督评标委员会按照招标文件规定的原则、标准、程序和方法进行评标、定标。检查定标结果是否与评标定标记录一致,并监督评标委员会成员在评标定标记录和定标决议上签字。在评标定标活动结束时,对符合规定的程序、原则、方法的评标定标活动和定标结果,当场宣读评标定标公证词。现场监督是整个招标投标公证活动中一项最主要、最复杂的工作内容,其成败、优劣直接关系到公证工作在招标投标活动中作用的发挥,关系到招标投标活动能否按照公平竞争、择优中标的原则进行,也将影响到招标投标活动的成败。因此,公证人员在现场监督过种中,必须以高度负责的精神,严格执行国家有关的法律、政策和招标文件的规定,坚持公正的立场,认真做好每一项工作。同时,还应注意下列问题:

(1)公证人员参加招标投标活动是以国家公证人员的身份对招标投标活动进行监督,是监督者而不是招标投标活动的主持人,也不是招标投标活动的当事人。因此,公证人员必须切实把握住这个监督者的身份,既不能越俎代疱,也不能撒手不管,当旁观者,如公证人员必须出席评标定标会议,对评标定标活动进行监督,但公证人员不能担任评标委员会委员。

(2)公证人员必须始终参加招标投标活动的全过程,不能以各种理由不出席,而让当事人代劳。实践中,有的公证人员不亲自到投标现场进行监督,只是让招标方作出接标记录,然后对记录进行审查,理由是有的投标活动延续时间太长,公证人员难以全部参加。这种作法是不妥的。招标投标活动是由招标、投标、开标、评标定标各个环节组成的整体,公证机关对招标投标进行公证,必须对每一个环节的活动进行审查、监督,对前一个活动的审查、监督是进行后一环节的审查、监督的前提和基础。只有经过审查、监督,确认了前一个环节的活动真实、合法,才能进行下一个环节的工作,否则,就无法保证整个招标投标活动的真实、合法,也就失去了公证的意义。如果原定的投标活动延续时间太长,公证处在受理该项招标投标公证申请后,可以向招标单位建议适当缩短投标期限,以利招标投标公证的进行。

(3)公证人员对整个现场监督活动都应认真制作记录,并存档,特别是对现场监督过程中发现的问题、提出的建议、当事人的解答、采取的措施、对投标箱、标书、投标方的资格审查的结果、发表的现场公证词等更要做出完整、准确的记录。这不仅是公证文书立卷归档的需要,也是日后发生疑问、纠纷时,分析问题、解决问题的重要凭证,切不可草率从事。

(4)公证人员应认真行使监督职权,如发现招标投标活动中出现违反国家有关法律、政策或招标文件的行为时,应立即予以指出,令其纠正。对出现下列情况时,应终止现场监督的公证活动:

①招标单位擅自变更原定的招标文件内容,违背招标投标程序、原则或其他有关规定,经指出拒不改正的;
②招标投标过程中出现舞弊行为,如招标单位搞假招标,或私下向某一投标方泄漏标底,意欲使其中标的。对投标方舞弊,如私下串通、哄抬标价,或对招标单位行贿等,应取消舞弊的投标单位的投标或中标资格,但不终止公证活动。[page]

③招标投标活动中出现国家有关规定或招标文件规定的招标投标活动无效的情况时,公证人员也应终止公证活动。如为了保证招标投标活动的竞争性,有的部门规定投标方不能少于三家,少于三家时,该次招标无效,重新组织招标。

公证人员决定终止公证活动,应将终止公证的决定和理由当场宣布。
终止公证,将导致该项招标活动的无效,直接涉及招标、投标双方的权益。因此,公证人员对终止公证应格外慎重,严格掌握标准。否则,就可能造成难以弥补的损失和严重后果。