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导读：
用GoogleCalendar来编排外贸展会只要两步：设置然后忘掉。
外贸公司每年都要参加很多展会，因为参加展会是企业最重要的宣传方式之一，也是企业开辟新市场的首选途径。然而，老板都很忙，每一天时间都被各种事情占据，想把一天的日程安排好并不是一件容易的事情，想把远期的事情规划好更不容易。况且坦率地说，人们对现有安排日程的工具也不是很满意，不小心错过了某个会议、某个行程或者某个约会都会对我们的工作、生活造成不利影响。Google推出的GoogleCalendar却可以帮你简化工作，比如说记录当天或远期的事务、特别活动和约会，而且不论是对你的还是其他人日程表上的活动，都可进行有效的管理。对于一个外贸人来说，将GoogleCalendar用于辅助规划、安排每年众多的展会工作，会让你更加得心应手，从容应对。
GoogleCalendar的功能介绍
GoogleCalendar非常快捷、易用。如果你要在其中加一个活动日程，只需直接点击日历上的相应时间并输入一条活动信息即可，没有烦人的表格需要填写。
GoogleCalendar的主要功能包括三项。
（1）编辑浏览时间地图。通过GoogleCalendar，每一个人可以看到自己与他人的时间安排，并且可以将Gmail对话或邮件加入日程中。
（2）分享日程安排。你可以将自己的日程安排与相关人员分享，并且可以根据程度控制分享的范围。
（3）规划事件与行程，包括发送GoogleCalendar邀请函、发送提醒信息，让你大事小事不忘记。
另外，还有几个功能也很有用：GoogleCalendar可以直接从微软Outlook和雅虎Yahoo!Calendar中导入事件，同时支持在任何支持iCal和XML格式的设备上查看进度表。可以把GoogleCalendar与Gmail结合，自动发送提醒通知，如果安装了Gtalk，还可以即时收到提示。
GoogleCalendar功能设置
登录GoogleCalendar
打开www.Google.com/calendar。如同Google的所有产品一样，使用Gmail账号便可以直接登录。
添加日历事件
点击日历表中的任意位置，都将会弹出“事件添加”窗口，在“What”中添加事件名称、在“WhichCalendar”中选择日历名称，点击“CreateEvent”按钮，即能创建该事件，在日历表中将会出现以事件所属日历的颜色标出的事件项。当然，这只是最简单的事件添加方法，我们还可以点击“事件添加”窗口中的“editeventdetails”链接，在事件编辑页面中，我们可以对事件的发生时间、重复时间、访问权限等诸多选项进行设置。
创建新的日历
前面提到了在“事件添加”窗口中选择日历，但或许你已经发现，列表中除了默认日历之外并没有其他日历，如何才能添加一个新日历？点击窗口右上角的“Settings”，在出现的“CalendarSettings”页面中点击“Calendars”标签，点击“Createnewcalendar”按钮，即会出现“CreateNewCalendar”页面，接下来的操作相信不用多说，你只需简单地填写表单即能创建一个新的日历。如果需要将此日历用于公开用途，那就还需在“Sharewitheveryone”和“Sharewithspecificpeople”两处设置访问权限。
除此之外，还可以将GoogleCalendar中共享的日历加入到已有日历列表，点击Calendars标签处的“Addcalendar”按钮，即可进行日历搜索，选择需要的日历，点击“AddCalendar”按钮，就完成了日历的添加。
导入Outlook数据
除了在线使用日历，GoogleCalendar还支持Outlook数据的导入，从而实现完全在线操作的目的。导入的方法很简单，还是进入“CalendarSettings”，点击“ImportCalendar”标签，就能将CSV格式的Outlook数据导入到指定日历中。[page]
除此之外，GoogleCalendar还具有手机提醒和邮件提醒两种提醒功能。这也是GoogleCalendar的亮点之一，手机提醒服务目前支持中国移动和联通，而且完全免费。
GoogleCalendar外贸展会流程订制
既然GoogleCalendar如此便捷，让我们具体了解一下GoogleCalendar用于外贸展会的流程订制是如何操作的。
12个月前：确定展会并编排全年展览计划，确定预算，联系展会组织方取得初步资料。
GoogleCalendar设置时间点：展会前12个月，提醒设置：短信提醒。
3～8个月前：设计展览结构并取得展览管理公司的设计批准；选择并准备参展产品，制作展览宣传册；与国外潜在客户及目前顾客联络。
GoogleCalendar设置时间点：展会前3～8个月，提醒设置：短信提醒。
3个月前：以广告或邮件等方式推广活动；确定旅行计划；预付展览场地及其他服务所需款项；复查公司的参展说明书、宣传单和新闻稿等并确定参展人员；向服务承包商及展览组织单位订购促销广告。
GoogleCalendar设置时间点：展会前3个月，提醒设置：短信提醒。
2个月前：继续追踪产品推广活动；最后确定参展样品；将展位结构设计做最后的决定；训练参展员工；排定展览期间的约谈；出国参展则需购买外汇。
GoogleCalendar设置时间点：展会前2个月，提醒设置：短信提醒。
4天前：通知同事将运货文件、展览宣传册等随身携带的电子文档上传至GoogleDocuments（此部分使用后续文章会有专题介绍）；设置提醒以安排自己以及同事的航班时间行程。
GoogleCalendar设置时间点：展会前4天，提醒设置：短信提醒。
3天前：报到并与展览组织方联络，互换联系方法；查看展览厅及场地、咨询运输商，确定所有运送物品是否安全抵达；联络所有现场服务承包商，确定准备就绪。
GoogleCalendar设置时间点：展会前3天，提醒设置：短信提醒。
2天前：确定所有物品运送完成；查看租用的设备及所有用品，了解其功能；布置展位；将所有活动节目做最后的决定。
GoogleCalendar设置时间点：展会前2天，提醒设置：短信提醒。
1天前：将展位、设施、用具、展品等做最后的检查；与公司参展人员进行展览前最后沟通、明确各自工作安排。
GoogleCalendar设置时间点：展会前1天，提醒设置：短信提醒。
展览期间：将每一个到访客户的情况及要求详细记录到日历，不要凭事后记忆，对一些承诺要加入Calendar设置提醒，以便展后安排后期完成；将每日情况做成简报通知员工；每天将潜在商机及顾客资料送回公司，以便及时处理及回应。
GoogleCalendar设置时间点：展会期间，提醒设置：短信提醒。
展览结束后：设置提醒，确定时间处理商机，安排跟单。
GoogleCalendar设置时间点：展会后一周内，提醒设置：短信提醒。
每一次展会安排流程均重复以上步骤。
GoogleCalendar是一个时间管理的好工具，用于外贸展会管理也非常简单，使用后会让你的工作事半功倍。用GoogleCalendar做展会规划只要两步：将一切活动规划并设置好，然后忘掉这些琐碎的日程安排。GoogleCalendar会在事件来临前提醒你，让你想忘都忘不掉。
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