企业召开董事会会议的艺术
导读:
一、在上午开会:
何时开董事会都没问题,但毫无疑问,最有效率的时间是在上午8点或者更早,因为这时大家头脑清晰,不会为其他的工作安排而紧张。
二、先说重要的事情:
董事会通常都是为了要通过一些重要决议而召开,要先挑最重要的事情讨论。原因有二:其一,时间有限,如果有人提前离开了,可能就不够法定人数来表决了;其二,如果你要在会议中抛出有争论的重磅话题,最好先营造一个讨论表决的氛围。
三、不要让大家难堪:
在董事会中,最破坏气氛的一句话是“我们没有实现预期”,另外一句很伤害情绪的话是“我不知道”。如果你不知道,那就承认,然后在下一次董事会前去了解。不要忽视董事会的建议,会后应该按照决议去执行。如果你坦然承认不知道某个问题的答案,但对于其他问题都了如指掌,董事会还是会信任你的。
四、让CEO做主要陈述人:
大部分团队都希望向董事会展示自己团队的高效和付出。但董事会会议毕竟不像小学课堂中的那种“分享和告知”,并不强调数量上的“重在参与”,因此在70%的时间里CEO应该成为发言的主角,CFO的时间为20%,其他成员为10%(如果有的话)。
五、陈述简洁:
用尽可能简单的方式介绍清楚企业的情况。如果你有10个问题都被董事会成员讨论到了,那就该觉得幸运了。你可能想要360度的展示企业情况,但大多数董事会讨论的角度只是30度,集中在下面几个问题就好:1.什么事情正进展良好;2.遇到哪些困难了;3.你希望董事会怎么帮助。如果企业面临压力,可能还有几个问题也需要被关注:1.收入水平如何?2.应该如何提高?当然务必要告诉大家真实情况。
六、不要制造“意外”:
这是董事会管理中最重要的原则,你不要突然告知董事会一些令人惊讶的事情(可能有个例外是,销售大大超出预期)。如果有坏消息,你应该提前告知,这样在董事会会议召开时大家都有所准备,董事会成员已经平静下来了,而你正专注于解决方案,而不是问题本身,同时他们已经为你想到了解决问题的方法。
七、提前推证自己的想法:
在上一条原则下,也不要试图在董事会上“强行推销”某些观点,比如你想要改变商业模式,那就在开会之前请一些有经验的人进行讨论。通过这样的方式,你可能会发现自己的观点有哪些支撑,也会了解问题的核心。之后,也许你会放弃原本就不可行的想法,也就不需要在董事会会议上讨论了。
八、展示方案,而非问题:
从原则上来说,让你主持会议说明你是公司最好的管理人选。因此你应该展示解决问题的方案,比如产品设计方案或推广计划,然后听取大家的反馈,并做出适当调整。这样就比你直接问董事会成员“你认为我们应该要开始推广了吗·”效果好得多,而且这样的问题原本就缺少弹性和空间,只证明了一点:你不是公司合适的掌舵人。
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