合同管理办法
导读：
为使企业的合同管理工作能得到强有力的组织支撑，有效、持续地深入下去，同时又使员工明确工作机构职能及岗位责任，特制定本办法。
一、公司的合同管理机构
1.公司合同管理领导小组
2.公司合同管理办公室：
二、合同管理工作机构职能
1.公司合同管理领导小组职能
全面领导企业的合同建设和合同管理工作，研究确定公司的合同管理政策，制定并完善公司的合同管理制度，实施对合同管理工作的考核。
2.合同管理办公室职能
a. 在公司合同管理领导小组的领导下，组织员工学习法律、法规，学习本公司的合同管理制度;
b. 负责合同的评审，跟踪合同的履行情况，评审并协调办理合同的变更、解除手续;
c. 根据有关材料和对客户的走访、调查，建立客户档案，进行客户合同的年度评价及必要的临时评价;
d. 负责“授权委托书”的申领、发放、登记、变更、撤销、收回及相关材料的保管、归档;
e. 负责对合同印章的保管和使用，做好使用登记记录，对所有合同收存保管。
f. 组织并实施当月的应收帐存的追收及必要时的法律诉讼，直至配合法院执行。
附件一：
合同的评审制度
严格评审合同的合法性、有效性和可履行性，是合同签订前必须完成的重要流程，为了使合同签订前的评审工作有序地进行，特制订本制度。
一、合同评审工作一般以合同管理办公室为主，会同相关部门进行。对特殊或重大合同的评审，由董事长主持，有关部门领导参加。
二、评审程序
1.签订合同前，合同承办人应当仔细审查对方当事人提供的有关证明材料，必要时应向签发单位进行调查验证，以确认证明资料的真实性和有效性，特别要摸清对方是否具备签订合同的资格和履行能力。必要时应邀请公司法务人员参与合同有关的谈判;
2.合同承办人将合同草本及相关材料交本部门领导初审，部门领导应明确签署意见;
3.合同承办人将由部门领导同意的合同草本送价格评审部门核价。
4、合同承办人将经核价的合同草本送合同管理办公室评审。合同管理办公室同意后转入正式签订程序，有异议的，可与该部门领导会商，说明原因，求得共识;
5.特殊或重大合同签订前，应对合同草本进行初步评审，合同承办人员按隶属关系报送领导，由董事长主持会审后按规定程序办理该合同的订立手续。
三、评审内容
1.评审对方当事人的主体资格
a. 若对方当事人以法人名义签订合同的，必须审查其法人营业执照或副本原件(复印件需盖有企业公章);
b. 对以非法人名义经营的单位，除审查其应按规定领取的证照外，还应同时审查其所从属的法人主体资料书面证明材料;
c. 对国际贸易中外方当事人的资格审查，应调查清楚其地位和性质、公司或组织是否合法存在，法定名称、地址、法定代表人姓名、国籍及公司或组织注册地。
2.审查代理人的代理身份和代理资格
a. 代理人的职务证明及个人身份证;
b. 确认“授权委托书”签发人的法人代表身份;
c. 代理人的行为是否符合代理事项、代理权限、期限等。
3.评审对方的合同和履行能力
评审合同中购(销)商品的规格、质量、数量、价格、包装、履行方式、履行期限、运输方式及费用负担、货款结算方式及期限、违约处理办法等各项相关要素。
四、特殊或重大合同范围
1.金额标的在100万元以上的合同;
2.涉外合同;
3.投资、联营合同;
4.对企业经营甚至企业发展有较大影响的其他合同。
五、对未经评审或经评审未予同意签订的合同不得擅自签订，否则由此产生的一切经济损失由签订人承担，并视情节对相关责任人给予书面警告、开除处分，构成犯罪的依法追究其刑事责任。该合同草本原则上由合同管理办公室作暂存处理。
附件二：
合同签订、履行、变更和解除制度
为了加强对合同的管理，有利于合同履行，减少经济纠纷的发生，保障企业的合法权益，维护正常经营秩序和氛围，特制订本制度。
一、合同的签订
1.对外签订合同，应由法定代表人或法定代表人授权的代理人进行。代理人必须按其委托权限守信操作。
2.除款、货两讫交易外，所有交易均应采取书面合同形式。合同条款内容完备规范，主要条款明确详细，字迹清晰。
3.对市场因素或对方当事人的履行能力没有足够把握的合同，在订立的同时应当要求对方当事人提供有效的担保，并在合同文本中予以明示。
4.对订立的依法应当办理批准、见证、公证等特别程序的合同，应当依法办理特别手续。
5.签订合同，应当加盖公司合同专用章，否则无效。合同专用章由合同办公室负责，指定专人管理。合同专用章的使用必须做到“一盖章一记录”，严禁在空白合同上加盖合同章。对未经合法授权或超越权限签订的合同，合同管理办公室有权拒绝盖章。
6.合同应按统一的规则进行编号。
二、合同的履行
1.法定代表人或其授权的代理人全面负责合同的履行，合同承办人具体负责合同的履行。
2.合同履行中，承办人对对方当事人的履行能力进行动态跟踪，发现问题及时书面向领导汇报，必要时直接向集团总裁汇报。
3.接收标的必须经过严格的验收或商检程度，有书面交接手续。对不符合合同约定标的的，应在合同约定的期限内及时提出书面异议。
4.合同的结算必须通过财务部进行。对合法有效的合同，财务部应在合同约定的期限内结算。
5.凡与合同有关的往来文书、信函等都应作为履约证据由合同承办人留存，合同管理办公室负责监督检查合同的履行情况，并登记台帐。
三、合同的变更和解除
1.合同的变更或解除由合同承办人以“合同解除通知单”报所在部门领导审批批准，然后交合同管理办公室，并尽快与对方签订变更或解除协议。
2.当对方要求变更接收人时，必须要有对方盖有法人章的书面变更通知，严禁未取得对方书面变更通知而凭口头约定向合同以外的任何接收人发货或付款。[page]
3.当我方遇有不可抗力或其他原因无法履行合同时，合同承办人应在征得领导同意并通报合同管理办公室后，及时书面告知对方当事人，合同管理办公室协助承办人收集相关依据，同时积极采取补救措施，减少损失。
4.当发现对方不履行或不完全履行合同时，合同承办人应催促对方当事人采取补救措施，并征得我公司书面认可。同时，报告合同管理办公室，并收集、保存对方当事人不履行合同的有关证据，必要时由合同管理办公室提起诉讼。
附件三：
应收款与商帐追收管理制度
为了减少资金占用，加速资金周转，规避经营风险，提高经济效益，特制订本制度。
一、财务部在建立客户往来帐的基础上，按月编制“应收款明细帐”，并于次月十日前报总经理及合同管理办公室。
二、营销中心的应收款报表中，必须注明经手人、金额及催收情况和措施。
对商帐的追收程序一般为：提醒客户(刚逾期)→第一次正式催收(逾期五天)→第二次(逾期十五天)→第三次(逾期三十天，部门领导催收)→最后通知(逾期四十天)→通过诉讼、仲裁等方式(逾期六十天)。
三、对客户在履行期内出现拖欠苗头的，应增加联络频率，对逾期结付帐款或货物的，要及时会同合同管理办公室一起分析原因，如对方无法或无诚意继续履行合同的，则适时邀请第三方参加的调解、仲裁，直至依法诉讼解决。
四、采用仲裁或法律诉讼解决经济纠纷，由经办人提出，部门领导同意，报董事长批准后，由合同管理办公室具体实施。
五、当应收款未收回或付款未得货时，相关部门经办人应据情全部或部分承担直接经济责任。
六、对多次出现延迟付清货款、物的客户，应以款、货同讫的方式交易，以杜绝经济纠纷的发生。
附件四：
“授权委托书”管理制度
一、“授权委托书”是指公司法人或法定代表人授权有关人员以公司名义对外签订合同的法律文书。
二、被授予“授权委托书”人员的条件：
本公司经营活动中确需签订合同并有采购、营销工作经验的有关人员;
三、“授权委托书”的发放
1.申领部门填写申领审批表，交合同管理办公室初审;
2.合同管理办公室初审同意后，报经法人代表审定同意签发的，由合同管理办公室向申领部门发放授权委托书，并登记造册，存档保管。
四、“授权委托书”的管理
1.合同管理办公室负责本公司“授权委托书”的初审、送审、发放、登记、变更、撤销、注销、收回等的管理及相关材料的保管。
2.凡发生以下情况时必须办理变更或注销手续：
a. “授权委托书”授权内容变更;
b. “授权委托书”有效期满(最长为一年);
c. 持有“授权委托书”人员的工作变动或调离、退休等;
d. 持有“授权委托书”人员违反有关法规、法律已不再具备持有资格;
3.“授权委托书”需变更、撤销时，由相关部门填写审批表，报
合同管理办公室初审，由合同管理办公室报请法人代表审定并按审定结论办理相应手续。
4.对未持有“授权委托书”，但需其代表本公司对外签订合同时，由其部门或本人填写“授权委托书”申请表，交合同管理办公室初审，报经法人代表同意后，发给一事一委托的“授权委托证明”。
未取得“授权委托书”的人员一律不得对外签订合同。
5.若“授权委托书”遗失，其持有人应立即向部门汇报，并书面报合同管理办公室。合同管理办公室及时作妥善处理的同时，应向法定代表人报告备案。
五、持有“授权委托书”人员的责任
各部门要加强对持有人的教育管理，若发现持有人违反本公司制度对外签约，对尚未造成企业声誉或经济损失的，应据情及时给予教育、处理;对使公司遭受损失的，除取消其持有资格外，还应按章给予行政、经济处理;对情节和后果严重的，则移交司法机关追究法律责
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