这是一间属于台湾名企光宝旗下之企业,该企业资金雄厚,管理严格,但是,对于报关这块,管理较为混乱：主要表现在,报关部门设置以及结构设置不合理,公司产品较为复杂,财务监控有较大的漏洞。首先,该公司的部门设置是这样的

　　第一级：总经理(台干)

　　负责公司全面业务

　　第二级：经理(大陆外省干部)

　　厂长(大陆本地干部)

　　第三级：报关主管(大陆外省人)

　　第四级：报关员A(男，大陆本地人)

　　报关员B(女，大陆本地人)

　　第五级：报关文员C(大陆外省人)

　　报关文员D(大陆外省人)

　　财务部：

　　第一级：财务经理(男，台干)

　　第二级：成本会计(女，大陆外省人)

　　出纳(女，大陆本地人)

　　第三级：财务文员(女，大陆外省人)

　　这是一个塑胶注塑厂,进口的设备主要有日本原装注塑机、二手机械手、模具、精密镀镆、真空机等,进口机器种类繁多,有新有旧,通关程序较为复杂.公司有五本传统海关监管手册,涉及直接进出口以及转厂,产品如镜片片多直接出口销往日本、台湾、美国、欧洲等高端客户,产品如塑胶配件多转厂出口至国内客户外资企业如佳能、致伸、柯尼卡美能达等.进口原料有各种塑胶原料如ABS、HIPS、PPO、TPU、PPS等材料和一些相应的五金配件如弹簧、铁钉、螺丝等,由于这些原材料和成品均属较为精密类材料和产品,规格型号非常之多,海关对商品归类较为严格,导致该公司每本合同需要签订的出口成品有150个,进口料件有50个,合计每本合同有约200种进出口料号,共计五本合同手册,总计1000个料号,报关任务繁重,公司因报关人事变动和报关出错等各种原因,有车于长安海关被扣,送调查科,报关信用等被海关降一档,每逢报关出口,都遭到海关查货,所耗大量人力物力,通关不畅,延误客户交货,公司上下苦不堪言!

　　本人有幸受到该公司总经理的热情邀请,去给该公司作个辅导,会诊该公司的有关报关存在的问题,以便能够使该公司的通关业务好转。

　　在实际的操作过程中,本人仔细研究了该厂的报关组织构架图,结合公司的海关合同以及产品的复杂程度,发现该公司的报关结构的不合理之处：

　　首先,该公司的报关部门的直接领导是经理和厂长两人,这两个人各有特点,经理是大陆的一名大学本科生,英语很流利,能跟上层(包括总经理、董事长)外籍客户等作流畅沟通,而且本人还考过了报关资格证,经常呆在公司管理日常事务,对公司的人与物洞察较为清楚但处事风格偏软.厂长高中文化,本地人,是属管理区委派过来的,经常不在公司,挂职法人代表,当地人一般都有外经办,负责对报关的管控,厂长也是经常跟外经办打交道,对报关业务较熟,但缺点是经常不在公司,对公司的人和事不太了解,加上兼管消防以及安保工作,对报关合同管理这一块,基本是放手给报关主管,重大事情如卡关、海关来访才过来处理.处事风格偏硬,一刚一柔,由于对报关监管的问题,两人多少有一些矛盾。,

　　其次,报关主管职位,一位湖南籍的帅小伙子在监控,说到报关主管,在这家公司的报关业务中实在是一个非常关键的人物,一个要求非常高的而且非常具有挑战性的角色.首先,他得有个能够八面玲珑,在两位上司的争斗中夹逢生长,其次,对付手下,他也要做到安抚、监管但却又不能过份得罪人(下讲),报关主管还得有多年报关经验,不但内勤和外勤,都要十分了解,在内部,不但要承受生管出货和业务等对报关业务的狂轰滥炸,解答各种刁钻问题,而且,在两位报关员在通关业务中遇到问题：比如查车,要联络相关部门如仓库装货组,带上相关安排装车的人士和样品,去应付海关查车,两位报关文员在提供给报关员资料或其他什么事情出错时,他也得承担责任。报关主管日常的最主要工作是负责整个合同的监控(即五本手册的每一笔进出口包括转厂,都安排合同的调配以及料件和成品的项号使用,由于该公司的料号和型号有几千种,合同的项号有一千种,所以安排合同的任务非常繁重)、合同平衡预算、备案预算、核销预算、海关帐、设备进出口、以及协调相关部门的关系等。据说，小伙子的前任是一位47岁的老女人,其实也有几分料子,她跟据windows系统做出一个合同平衡监控系统,因此,自以为得计,以此要挟公司给她加薪加权,公司不同意,结果,她来个以退为进,提出辞职,认为公司没她可能玩不转,谁知,公司真的批了,她一气之下,把这个平衡表搞个一塌糊涂,给这位帅小伙子留下了无尽的安全隐患------另外,帅小伙子还要到另受到一个老女人的攻击,香港本社的一位留过学美国的女人,她主要负责中港车的物流调配,在公司的进口设备,尤其是一些二手旧设备的关键时刻,她派出她的侄女,一位中七刚毕业的学生妹,负责该项业务,这位学生妹什么都不懂,成套设备进口中一般都会有卡板固定,她愣地在香港中检弄个无木质包装声明,结果货到长安车检场,给出入境检验检疫局认定为瞒报,光罚款和扎车费都不见了数万元。这时,香港老女人就会立即拔电话给董事长,一位美籍华人,用她流利的英语把责任推得一干二净，反而怪罪大陆报关主管考虑不周到,没把大陆权力机构的监管情况详细说清楚-------

　　报关文员C,主要工作是负责直接进出口港车资料的提供,报关文员B,主要工作是负责转厂进出口资料的提供.这两个人处于公司报关业务的最低层,每天都泡在公司里面,做的事也繁杂多样,事实上,也相当了不起：

　　报关文员C,单是港车一块,出口时要跟据生管提供过来的资料,对照产品规格型号确定合同名称,打好装箱单和发票,打好手写商检单和报关单,联系香港本社调配车辆,安排仓库装货,通知报关员A去商检、报关，查车时同报关员一起去查车,报关完毕后,资料归档,登记合同、扣数、录入电脑、每十五天更新一次合同平衡情况,进口方面,通知香港本社预做相关进口商检、报关资料如商检木质证、消毒证、报关原产地证等,其他流程与出口相似.

　　报关文员D,转厂方面,从仓库和业务中得到原始送货资料,接料号与合同归并统计,与客户及供应商对数,联系转厂,邮寄收发,填写关封,打手写报关单,通知报关员B进行转厂,协助主管对合同安排的确认,对进出口保税设备进行统计,以确定状况,申请解除监管等.

　　因此,以上职位可谓一个萝卜一个坑,物超本值.

　　财务方面：设置很似无问题：

　　1,报销流程：报关员帐目呈上来-----报关主管审批------经理或厂长审批-------总经理审批-------财务文员核对-------成本会计审批-------财务经理审批------OK-----报关员至出纳处结帐[page]

　　2,借支流程：报关员借支申请------报关主管审批-------经理或厂长审批-------总经理审批-------OK------报关员至出纳处借支

　　按道理,经如此多人审批,按流程来讲,是没有问题的,但人员的设置上,却可能有一点点隐患(下讲)

　　最后,讲到这两个报关员,这是本章的焦点人物：两名报关员是负责申报做人员,经常不在公司,所有的报关费用(物流费用由香港本社申请、除外)均由这两名报关员发动和产生：正常的费用有：交通费、误餐费、电话费、商检费、码头杂费等费用,由于公司委托报关公司和报检公司代报.由于长安镇这个地方有这样的一个规纪,即一个工厂的企业,其厂长以及报关员必须是由当地外经办指派当地人担任,企业无权自行聘请,如对有关人员不满意,企业可申请更换,但不能直接自行解雇。

　　事实上,该厂的报关问题正是出现在此：首先,该两名报关员是当地人,上班时不用打卡,不开公出单,一般情况下是不过来公司上班的,有事时,小车或摩托一开,过来公司拿了相关报关资料,不到一个小时就走,当天就不再回公司.第二天,有事,照常过来,无事则不过来,星期六、星期日休息;不在公司时电话联系.其次,长安当地人较有钱,所以导致一些本地子女娇生惯养,这两报关员无疑属此类,不够刻苦耐劳,他们的工作,最重要的描述是：相当于一名超级搬运工,每天把公司内部己做好的报关资料从公司带到报关行,有事跟关员沟沟通,有信息打打电话同公司讲,搞不定的,花钱搞定,从不作合同监控,对公司的人与事、产品的构成,也毫无了解,查车的时候对装车情况也不熟悉,必要时,报关主管和报关员C常出来帮忙.最后,报关员该做的事就是拿单回去报销了!

　　这个公司还有一个非常奇怪的规定：即报关员每去海关办事,误餐费是20元,而报关主管和报关文员等出去办事,每餐误餐费是15元,报关员出去办事,都是打的,太平海关来回100元,长安海关来回60元,而报关主管等出去急时公司派车接送,不急乘坐普通公交,两个报关文员有时对报关员较为害怕和服从,而对报关主管却不是那么信服,尽量他经验丰富,处事能力不错,报关员也常常要求报关主管做这个做那个.造成这样的一个原因,个人认为是：因为报关员是当地人,当地外经办派过来的,而报关主管却个外省人,公司招聘过来的,等同于内勤报关的角色,其织官管辖的范围仅仅是两个报关文员,其还致于厂长之下,只有厂长才有权管理两个本地报关员,厂长才是真正意义的报关老大!

　　两个报关每两周以后才报帐一次,每次报帐一大堆票据!

　　其他复杂一点费用不说,单是两个简单的费用：交通费和误餐费就令人无法信服.打的当然可以,误餐一天两餐40元也可以补,上班不打卡也可以,但是,两个报关员一至星期五天天出差,竟然无一个有效的书面文件来证明,比如部门主管或经理签核的公出单!报关员一个星期五天都出差不是没有可能,反正,他们天天泡在外面,但如果5天中有两天不出差,以每天去一敞长安海关计:60乘2加20乘2乘2,公司就不见了200元钱,有无出差只有报关主管和文员知道,报销全凭报关员自觉.这显然是报关管理中的一大漏洞.

　　跟据该公司的情况,只有经理级的人才是有权威的人,经理事情多, 他虽然有所怀疑,却无暇管理这些问题,心有余而力不足 ,而厂长显然是不会理会这些东西的,至于总经理及财务部问,对报关业务发生了多少,根本就不可能知道,看到前面签了,票据齐全,自然跟着签!报关主最清楚,但他权威不够,自然不敢去得罪报关员.

　　该公司还有一个较为搞笑的做法,即财务部的有这样的一些权力：在主管、经理级人物、总经理签核之后,财务部还要对有关单据进行审核,如果财务认定不合理,还可以有权进行退单!问题是,财务部是清一色的女人执政,事实上有时并不一定是好事,不可否认,一些女士是很精明的,俗活说：女人心细,但有时却是头发长,见识短,心细有时意味着心眼细、心胸狭窄,这些财务可以为一个只值十块钱的邮寄费的收据公章是否盖得清晰,填写的报销单是否按公司的规定格式退你好几次单,却看不见一份价值1000元的收据报销单是否真实,判断出它的来源与状况,所谓明秋毫之未而不见釜薪,用报关员的活说：小钱不出,出大钱。

　　报关主管和两位报关文员,是这个公司的中坚力量,每天转陀螺,忙个不停,挑战性大,工资不高,报关主管每月三千多,两个文员每人一千五,两个报关员每人二千.因此,该公司报关主管和报关文员的流动性很大,上述提到湖南小伙子的前任,的确有一些才能,是一个泼辣的女人,在领导能力和报关经验上都有一定的能力,所以敢跟公司叫板加工资,因为她看出,两个报关员只会报帐,事情主要靠她来完成,公司如果没有了她,则问题多多,果然,她走后,查车出了问题送调查科,搞得天天出货要查车,还差点掉到C级.湖南的小伙子看来也坚持不住了,两本合同到期核销合同平衡情况搞不清楚不说,在报帐问题上还得跟报关员沟通,沟通好了,还得到一点报关员回馈小利益,沟通不好,哼哼,早晚等忙吧!

　　由于公司的此种状态,经常出现赶货不及,通关受阻,客户抱怨,合同受罚,成本增加,人员流失等等问题题,报关的问题引起公司高层的注意,但他们都是门外汉或只缘身在此山中,云深不知处,急待一个局外人来破解!

　　受总经理的委托,本人会诊该公司.

　　经过约一周时间的实习,本人了解了上述情况，对该企业的药方如下：

　　一、 业务方面1,跟据太平海关对海关归类较细,长安海关对查厂较严,细致到彻查海关单损耗的情况,建议企业对货物作进一步的物控,保存好产品及原料样品,建立样品库,报关方面要做好合同名称以及实际货物名称对照表.2,鉴于海关方面查货情况,以后绝不能再出错,否则有可能降入C类,上头必须认识此问题的严重性,如果报关对产品不熟悉,海关查货时必须指定货仓人员同报关员一起到海关协助查货工作.3,鉴于目前对企业保税设备的监管和合同平衡监管较为混乱,对企业设备的分类和整理监管以及合同平衡情况监控,必须指定专人负责.4,业务部门对报关情况的不了解以及对报关知识的贫乏,经常做出一些违反海关监管的事情,而且,经常出现操作流程不规范的情况,报关必须定期给业务人员上课、培训.

　　二、 人事方面：1,经理和厂长两人兼顾报关方面的局面必须改变：要改为一人为主,一人为辅.鉴于经理对报关业务也很了解,而且经常在公司,对员工的情绪变化,工作进展情况较了解,而厂长经常不在公司,对报关的进展情况知之甚少,对厂里面的具体人物情况也不算熟悉,但厂长是当地人,对协调当地外经部门有一定的作用.因此,建议以经理为主,厂长为辅,日常报关事情经理负责,其它如有出现一些复杂的事情,经理要通知厂长,一起协商,由厂长负责联络人解决.2,两个报关员方面：很显然必须作出调整：作为简单搬运角色的局面必须要改变,即报关员必须参与合同监控,由简单工作向知识型工作转变,鉴于这种情况,外勤报关员只设一人,另一人上调报关助理参与合同监控.外勤报关须每天来厂上班,无须打卡考勤,但有事公出,必须报关主管或经理签核公出单,以作为公出报销凭证.3,报关助理增设一人,主要从事设备、原料以及成品的归类统计、合同监控、以及专门与业务、仓库、采购、工程等部门作合同备案、核销的前期归类统计工作.4,加强报关主管的权力,前期的报关主管,仅仅扮演的是一个内勤报关员的角色,管辖范围仅仅是两个报关文员,对两个报关员没有任可监控能力,甚至两个报关员倒转过来指挥报关主管,这是不适宜的,应加强报关主管的统筹能力,把报关文员、报关助理、报关员一起置于报关主管的框架之下,在合同管理方面,做到运筹合理,在报帐方面,做到铁面无私.[page]

　　三、 财务方面,目前人员设置无问题,但是,对于女性财务做事细心这项给予表扬,但是,给财务部门的建议是,抓大放小,对大项的费用一定要认真审核,加强专业知识的培训,不能只能看小的方面而忽略了大的方面.建议对报关部人员公出人员误餐费统一改为15元,不再作本地以及外地之分.

　　四、 香港本社方面：要请香港方面认识到,报关工作必须是由大陆方面为准,只有大陆的报关员才最明白大陆的海关的操作流程!香港方必须按照大陆报关员的指导提供相关通关资料.不得拖延敷衍.另外,物流运输安排这块是香港本社的工作,香港本社的职员最为了解,因此,大陆方报关员必须配合香港本社的工作,在公司内部,要本着为公司成本节约最大化为主旨,无香港大陆之分,无高贵贫贱之分。

　　五、 调整后的组织架构为：

　　第一级：总经理(不变)

　　第二级：经理(业务扩大)

　　特殊联络员：厂长(业务缩小)

　　第三级：报关主管(业务扩大)

　　第四级：报关助理(报关员B担任，事务调整)

　　报关文员C(不变)

　　报关文员D(不变)

　　第五级：报关员A(业务扩大，要同时面对CD两人)

　　财务部

　　第一级：财务经理(不变，增加审批借支一项)

　　第二级：成本会计(不变，但要增加对报关业务的学习)

　　出纳(不变)

　　财务文员(不变)

　　对于此次组织机构的调整,厂长对些表示理解,表示今后的工作主要放在自己最重要的领域：工厂的消防安全、社会保障、计生、以及与当地部门打交道等上去,至于报关方面,公司如果需要时,则义不容辞地协助.

　　而两个报关员,对公司的调整有自己不同的看法,但大势所趋,无法改变,其中,报关员之一的女性提出因家庭原因,无法胜任报关助理工作,从而向公司申请辞职获批,报关员之一的男性表示原留下来,继续从事报关员工作,并遵守公司的规章决定.

　　后记：一年之后,我重返该公司考察：发现该公司报关的相关业务一切井然有序,业务蒸蒸日上,通关嫌疑的帽子己摘掉,报关部众策众力,为公司节约了大笔通关运作