关于诉讼档案现代化的实践和思考
导读：
沈才民（江北区法院办公室审判员）
本文发表于江北区法院《法院调研》2004年第5期,《重庆市第四次档案学术研讨会论文集》。
人民法院的诉讼档案管理工作是国家档案事业的一个重要组成部分。国家档案事业的现代化自然包括对人民法院诉讼档案工作的现代化要求。诉讼档案现代化大致应由其实现在法律化、制度化和信息化管理三个方面的内容构成。诉讼档案管理工作的领导者和工作人员严格依照法律化的规范进行管理，按照制度化的程序进行操作，使用信息化的工具和手段提高工作效率，乃是实现诉讼档案现代化的应有之意。坚持法律化的治档方针，坚持制度化的管理方式，坚持信息化的运作方法，应当是提高诉讼档案现代化水平的三大途径。联系我院诉讼档案管理工作，自1988年国家档案法颁布施行以来的十六年多时间里，我们长期坚持依法治档方针，努力实现档案制度化管理的成功经验，结合当前积极准备着手实施档案信息化建设的情况，拟从以下三个方面谈一点我们的实践体会和理性思考：
一、提高依法治档的权威性是实现诉讼档案现代化的根本保证。
在国家档案法尚未颁布的若干年间，由于历史的原因，法院的诉讼档案管理工作长期处于无法可依，无章可循的状态。诉讼档案是不向地方政府档案部门移交的国家司法档案，它是法院审判活动的真实记录和原始凭证，是搞好各项审判工作和实行审判监督的主要根据，其重要价值和历史意义是肯定的。诉讼档案管理工作长期缺少实体法的权威性强制性规范的约束，只能实行粗放型简单化的管理方式，其产生的诸多弊端和历史后遗症是十分令人遗憾的。国家档案法及其实施办法先后于1988年、1990年颁布实行以来，局面才得以有了根本性的改观。我院领导干部和管理部门及档案管理工作人员自1988年以来高度重视依法治档工作，每年都要采取多种形式，增添各种措施，组织全院干警学习宣传和贯彻执行档案法律法规。大家深刻认识到，重不重视诉讼档案管理工作，不仅仅是一个工作态度和工作方式的问题，而是一个严肃的法律问题，搞得不好可能是一个追不追究法律责任的大问题。在提高认识的同时，针对干警在制作档案、按期归档、大量利用诉讼档案中存在的各种具体问题，随时加以监督指导和执法检查，进而使档案制作和管理的质量不断得到改进和提高。每年的下半年配合本区国家档案行政管理机关(档案局)的业务考核和执法检查活动，使工作中存在的突出问题得以及时纠正，使依法治档工作水平和业务能力逐年有所进步和提高。多年的实践证明，我国将档案管理工作纳入法治化的轨道无疑是一个划时代的进步，“两法”的颁布施行是促使档案事业走向现代化的第一步，十分关键的一步。16年来，通过全院干警的不懈努力，认真克服了重审判、轻档案的片面工作作风，将随意作业和粗放管理的不良作风，逐步转变到自觉按照法律规范制作和管理档案，其依法治档的认真态度业已蔚然成风。多年来，我院尚未发现有重大的档案违法事件，依法治档工作确已取得了诸多实效和实绩。为此曾荣幸获得九五期间江北区档案工作先进单位的荣誉称号和物质奖励。
二、加强档案管理工作规范性是实现诉讼档案现代化的重要形式。
在坚持依法治档方针的同时，还必须根据法院审判工作的实际情况制定出与档案法律法规相衔接相配套的管理诉讼档案的规章制度，通过制度化的规范管理方式，可操作性的程序化管理方法，才能使依法治档工作落到实处。做到既有法可依，又有章可循，双管齐下才能使诉讼档案管理工作有条不紊地进行，全面有效持久地开展起来。档案法律法规的颁布施行在时间上有一定的稳定性，不能朝令夕改，而管理规章制度则应在不违背法律法规精神的前提下根据形势发展的需要和实际工作情况的变化而建立和完善。1991年本院从无到有第一次制定了几种简明扼要的粗线条的档案管理规章制度，初步适应了形势发展的需要。1992年12月我院经国家档案行政机关业务考核后评定为省三级标准，1998年10月经复查验收达到重庆直辖市三级标准。1992年以后，法院许多熟悉档案管理规范的老同志先后退休，新进许多年轻同志完全不熟悉档案业务知识，而每年审结的诉讼案件数量成倍增长，档案库容量大幅度增加，内外利用诉讼档案的频率不断加大。在此情况下，档案制作和管理中新问题，新矛盾越来越多，越来越突出甚至尖锐化，适用旧的规章制度已越来越困难。据此，档案管理部门必须针对这些新情况、新问题、新矛盾制定出相应的新的制度加以调整规范才能开创工作新局面。为此，我院领导和档案管理工作人员摈弃“等、靠、要”思想，本着“敢为天下先”进行改革的精神，在1997年到1998年上半年期间，花大力气对原有的档案规章制度进行了一次全面的修订和补充，使之在新形势下具有较大的适应性、可操作性和前瞻性。经先后几上几下，数易其稿，全面修订和增加制定了有关行政文书档案、诉讼文书档案的立卷、归档、保管和利用几方面的规章制度。新的规章制度自1998年下半年实施执行以来，经数年的实践检验，证明其效果是令人满意的。为此，我院的档案管理工作一度受到上级法院、档案行政管理机关、主城区兄弟法院的一致好评和学习借鉴。当前，根据全国档案事业迅猛发展的大趋势和上级领导的新要求，我们还绝不能满足于和停留在既往实行制度化管理工作上所取得的成绩，深知在档案管理制度方面还有许多新的工作要做，特别是进行制度创新方面还有很大的发展空间。自2001年以来，我们按照上级的安排和要求对行政文书档案认真进行了“卷改件”的制度创新改革工作，取得了很好的效果。这证明了中央提出的要以与时俱进，开拓创新精神来加快改革发展的步伐，特别要在制度创新方面多作努力才能搞好各项工作的论述是完全正确和非常必要的。受到既往进行制度化管理成功经验的鼓舞，又尝到行政文书档案“卷改件”取得效益的甜头，今后我们将以更大的热情和信心投入到档案管理制度创新工作中去，使之不断提高档案现代化水平。目前，我们正在设想对库存档案保管方式进行必要的调整和改革，即将需要永久、长期保管一类的诉讼档案，建立专库存放和保管，将大量的只需要短期保管的档案建大库存放，只按一般条件保管。想必此举可为今后集中大量鉴定销毁档案预设极为便利的条件，同时可以减少在保管方面的大量资源消耗和浪费。另外，正在考虑是否可以设立档案工作专项奖励办法，即把对档案工作的奖励从一般综合奖励中分离出来，以便认真进行档案业务考核，从而充分肯定和体现档案工作的价值和意义，以此更强有力地调动全体干警认真装订档案，按时归档，规范利用档案的积极性，进而更为自觉地把档案工作搞得更好一些。
三、加快档案信息化建设以提高工作效率是实现诉讼档案现代化的紧迫任务。
根据国家档案局和中央档案馆关于加快实施全国档案信息化建设的通知精神，档案工作应当适应国家信息化发展的需要，必须在十五期间大力实施档案信息化、电子化、数字化、网络化等方面的建设，进而将档案事业现代化提高到一个崭新的阶段。据此，重庆市高级法院和市一中院先后在2000年和2003年两次对全市法院系统的档案信息化工作作了安排和部署，目前，市一中院正在加紧诉讼档案和文书档案的软件开发工作，一旦开发成功将在全市法院系统广泛使用。目前的档案工作发展趋势使我们深切认识到在自己的档案工作中树立科学发展观，加快本院诉讼档案工作信息化建设的重要性、必要性和紧迫性。我院的诉讼档案管理工作既往在法律化、制度化方面做了大量卓有成效的工作，有了较为厚实的基础。但在档案信息化建设方面，勿庸讳言较为缺乏前瞻性，因主观认识不足和客观条件的严重制约的原因，还处在将要起步的阶段。在主观认识方面，认为法院的工作重心应当向审判工作倾斜，属于综合保障部门的档案工作应当让路。在目前人财物资源极其有限且非常紧张的情况下，应当让审判工作首先实施信息化建设。基于此种片面思想认识，诉讼档案工作在硬件设备和设施方面长期投入不足，档案库房面积严重不足，也没有安装密集架和空调降温设备，历史上也没有把档案工作人员纳入微机、网络操作技术培训范围，档案工作人员人数配备不足，且长期在因陋就简的条件和环境中工作。因以上主要问题一时难以解决，我院档案工作自1992年评定为省三级标准以来，十多年内一直难以提升级别。新一届领导班子近一段时间以来针对上列诸多问题做了认真调查研究和必要的运筹安排，准备在今后1至2年内，待法院迁移新址后就着手认真解决以上问题，并切实按照中央和上级文件及指示精神，把档案信息化建设搞上去。档案信息化建设对我们来说是一个崭新的现代化系统工程，是一个具有高科技性质的系统工程，更是一个需要认真运筹投入大量人财物的系统工程。在启动这样一个工程之前，我们现在正从各个方面抓紧进行前期思想和物质各方面的准备工作。一俟条件具备，一举把我院的档案信息化建设搞上去是完全不成问题的。
综上所述，诉讼档案现代化要靠我们全面做好档案管理工作法律化、制度化和信息化三个方面的工作才能实现。当前，我们应当特别重视信息化工作在现代化中的突出地位和作用，通过档案信息化可以强有力地带动档案事业各项工作的开展，进而把档案事业现代化提高到一个新的水平。
供稿：江北区法院
延伸阅读：刑事诉讼法论文
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