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工程档案管理流程

工程档案管理流程

工程档案管理工作是工程建设过程的一部分,应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料,对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查,并负责工程技术档案资料的接收和移交。为了便于各个管理环节的衔接,档案资料室配备专职档案员,为更好地管理好档案资料,应配置必要的库房、档案装具、档案保护设施和办公设备。

一、 公司档案管理流程

 

  1.文书结案后,原稿由各文书管理部门归档,经办部门视实际需要留存影本。

  2.各公司档卷分类目录及编号原则,由各公司总经理室或事业部经理室统一制定管 理;总管理处各部、室、中心则由各部门自行编定报送总管理处总经理室。

  文件结案移送归档时,依如下原则点收:

  1.检查文件的本文及附件是否完整,如有短少,应即追查归入。

  2.文件如经抽存者,应有管理部门主管的签认。

  3.文件的处理手续是否完备,如有遗漏,应即退回经办部门补办。

  4.与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应即退回经办部门。5.有价证券或其他贵重物品,应退回经办部门,经办部门应送指定保管部门签收后 ,文件送归档。

  点收文件后,应依下列方式整理:

  1.中文直写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

  2.右方装订文件及其附件均应对准右上角,左方装订则对准左上角理齐钉牢。

  3.文件如有皱折、破损、参差不齐等情形,应先整补,裁切折叠,使其整齐划一。

 

二、 企业登记档案资料查询办法

 

  机读档案资料的查询内容包括:

  (一)企业登记事项:名称、住所、经营场所、法定代表人或负责人、经济性质或企业类别、注册资金或注册资本、经营范围、经营方式、主管部门、出资人、经营期限、注册号、核准登记注册日期等。

  (二)企业登记报批文件:部门批准文件、章程、验资证明、住所证明、法人资格证明或自然人身份证明、法定代表人任职文件和身份证明、名称预先核准通知书。

  (三)企业变更事项:核准设立子公司或分支机构日期、变更有关名称、住所、法定代表人、经济性质或企业类别、注册资金或注册资本、经营范围、经营方式等事项的各种登记文件及核准变更日期。

  (四)企业注销(吊销)事项:法院破产裁定、企业决议或决定、行政机关责令关闭的文件、清算组织及清算报告、核准注销(吊销)日期。

  (五)监督检查事项:企业被处罚记录及日期、年度检验情况(企业经营情况、财务状况、开户银行及帐号除外)。

  书式档案资料的查询内容包括核准登记企业的全部原始登记档案资料。

 

三、 合同档案管理办法

 

      合同档案管理是合同管理制度的组成部分,也是企业为维护自身的合法权益而采取的必要手段。通过对合同的档案管理,可以保存与合同有关的相关证据材料,一旦发生纠纷,可以及时运用档案记载的内容,依法维护公司的权益。

  合同档案管理办法的主要内容包括档案的期限、档案管理部门、合同档案的归档与借阅、档案利用、档案管理责任等。

  制定该规章的基本要求是根据本企业管理的实际情况,规定合同档案的期限和管理程序,既要考虑到简便、实用,也要考虑到合理合法。由于合同档案不同于其他的档案,作为合同归口管理部门的企业法律顾问室也应当自己保存一份合同资料。

 

四、 失业人员档案管理

 

      (一) 各区、县职业介绍服务中心负责对本辖区内失业人员档案的接受及转移工作。街道(镇)劳动科负责对失业人员档案的保管及日常管理工作。

      (二) 用人单位在办理失业人员档案移交手续时,应持单位劳资部门介绍信和需要移交的档案,在规定时间内,到失业人员户口所在区、县劳动保障部门办理。具体移交手续按有关规定执行。

      (三) 区、县劳动保障部按有关规定审核、接收就业转业人员档案、中等毕业生、退学学生档案及其他失业人员档案。用人单位与因私出国人员与被判刑或劳动教养人员解除劳动关系的,按照失业人员档案移交的有关规定,将档案转往该人出国前或被判刑、劳教前户口所在地区、县劳动保障部门。

      (四) 失业人员就业、升学、参军及户口转出原区、县或本市的,应按下列规定,由区、县劳动保障部门为其办理档案转移手续。

 

五、 施工现场安全管理资料的档案管理

 

      目标管理

      1、 安全管理目标的制订:企业应每年制订年度安全管理目标,并以公司文件形式下发各分公司、项目部。在管理目标中,应包括伤亡控制、安全达标和文明施工内容。

      2、 安全管理目标的分解:应分两步分解。第一步,将企业的管理目标分解至分公司和项目部,确定每一项目部和工程的具体安全管理目标,可采用网络图的方式。比如文明施工的分解,公司确定当年创建几个部级、省级或市级安全文明工地,要将这一目标先分到各分公司,分公司再分解到项目部和具体工程,确定某个工程是创建哪一级安全文明工地,然后制订达到这一目标的保证措施。第二步,将工程管理目标(任务)分解至具体责任人。

 

六、 劳务派遣员工档案如何管理

 

  为了及时、真实的掌握派遣员工情况,采用派遣员工的档案统一管理模式,主要内容有:

  1、 及时为派遣员工办理人事档案接转手续;

  2、 及时为新招聘派遣员工办理招工备案手续;

  4、 受委托办理外地人员务工的各种证件;

  5、 按规定代办有关档案中记载的材料证明手续;

  6、 派遣协议到期,根据用工单位和派遣员工要求,代办档案续存或转移。

 

七、 档案管理

 

       档案管理

      一、失业人员的档案,由其户口所在地的区劳动就业服务机构统一管理。

      二、劳动者的档案应在办理录用登记手续后45天内转移,由用人单位管理。非国有、集体企业工作人员的档案,可委托经市劳动保障行政部门批准开展行政挂靠业务的劳动就业服务机构进行管理。

      三、用人单位与职工解除劳动关系,应在办理完各项劳动保障的停保手续后10日内,将职工的档案移交至职工户口所在地的区劳动就业服务机构。




 
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