姚文宇

实践中，企业间合作虽然签订有书面的合同，但在合同履行过程中，主要也是通过传真方式来沟通，如下订单、确认订单、各种通知、对账等等。而传真件的特点是当每发一份传真给对方，传真机上的记录是发过几页，并不会留下传真的具体内容。对方收到的也是传真纸，所有的记录都是在传真纸上的。而传真纸的特点决定了其上面记录的所有内容（字迹）随着时间的推移慢慢淡化最终会消失得无影无踪。当事人为了保存下来，只好通过复印来解决。但事过境迁，当事人之间因为商事活动而发生纠纷，双方之间的债权债务据以证明的原件（传真件）已不复存在了，留下来的只是复印件而已。一旦接受传真的一方不承认对对方的传真合同有过用传真来答复的事实，而从电信公司能查询到的发传真的时间记录也只是在发传真之后的三个月以内，超过三个月的则无法查询，当事人诉讼时提交的只能是其所述的对方发来的传真件的复印件，无法提供原件来核对，如何认定其证据效力？据《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第10条规定："当事人向人民法院提供证据，应当提供原件或者原物。如需自己保存证据原件、原物或者提供原件、原物确有困难的，可以提供经人民法院核对无异的复制件或者复制品。那么，传真件从证据角度讲，是原件还是复印件呢？传真件由于传真文本上会显示传真的号码、时间等特征，不同于一般的复印件证据；但同时必须指出的是：由于传真件内容的真实性很难判断，采用某些技术性手段可以变造传真件的内容，同时传真件的保存时间不长，传真件上的显示会随时间的推移而消失，其作为证据存在明显的瑕疵。从法律角度分析传真件并非证据原件，传真件的效力也不能与原件等同。在司法实践中，法院在认定传真件的证据效力时会考虑以下几个因素：第一，传真件是否传真人所发出，是首先要认定的问题，最好的方式是要逐月保存好电信公司的通信传真记录；第二，传真号的归属，这也需要传真件提交人承担举证责任，一般情况下，如果在合同中已明确约定了双方的传真机号码，则对方就无法抵赖；第三，合同签定、履行和变更事宜通过一系列传真和其他书面证据能够证明其连续性的，特别是双方互有传真往来彼此是相互衔接的，足以认定传真件的真实性并具有证据效力，因此，要注意保管双方往来的全部传真件。当然了，最稳妥的做法，对一些重要书面文件，如对账单，因为是结算的赁证，也是双方债权债务的赁证，最好还是通过快递或亲自派人上门方式对账妥当。

企业生产经营中不可避免会遇到一系列的风险，其中法律风险是指由于企业外部法律环境发生变化，或由于企业自身及有关各方未按照法律规定或合同约定有效行使权利、履行义务，而对企业造成不利法律后果的可能性，它的直接表现就是企业法律纠纷的大量发生。法律风险等于商业风险，其带来的结果都是商业性的，要么导致企业花费增加，要么失去商机或商业优势。法律问题不应仅仅是律师需要考虑的问题，而是企业管理团队在相关责任产生之前考虑的一个商业问题。领导人意识到风险存在并管理该风险，是迈向法律预防性实践关键的一步。笔者认为,合同是企业的经济往来的主要形式,加强合同管理是防范企业法律风险的基础性工作，要建立以事前防范、事中控制为主，事后补救为辅的合同管理制度。现代企业要防范企业经营风险,保障企业依法经营,管好合同是关键所在.因此,强化合同管理,建立以合同管理为核心的企业依法经营,依法维权的法律保障机制,是降低企业经营风险的首选途径.一、现代企业的合同管理机构和管理模式首先，企业设立统一部门对合同进行专门管理。企业为实现一定的经济目的，明确相互权利义务关系而签订的合同是一种受法律保护的民事法律关系，所以通过签订合同建立民事法律关系的行为是一种民事法律行为。由此可见，由于合同本身的特征，决定了合同不同于企业内部的生产人事、财务等管理工作，已超越了企业自身的界限，使之成为一种受法律规范和调整的社会关系，涉及大量的法律问题，需要专门的法律人才对其进行管理。其次，合同管理应采取统一归口管理和各业务部门分口管理的模式。作为企业合同的统一管理部门，如法务部,对企业合同的签订和履行负有监督、检查和指导的职责。具体操作上，对合同实行分级、划块管理，各业务部门(主要有采购、销售、基建等)作为合同二级管理单位，负责本部门、本单位的合同签订和履行，并向法务部门定期汇报有关合同的执行情况。这样．企业和所属各部门、各单位对合同的管理做到机构、人员、制度三落实，形成完善的合同管理体系。二、企业的合同管理也应当是自始至终的全过程的、全方位的动态管理。根据多年来我国企业的合同管理实践，合同管理应做好如下几项工作：第一、建立健全规章制度。要使合同管理规范化、科学化、法律化，首先要从完善制度人手，制定切实可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要内容应包括：合同的归口管理办法(含合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案、履行、纠纷处理等)，法人授权委托办法，合同示范文本管理，合同专用章或公司印章管理，合同考核办法等。企业通过建立合同管理制度，做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。为确保员工遵守上述规则，企业可定期对已签定的合同进行审查。如果发现某人违反了该政策，该雇员会受到严厉警告，甚至解雇。所有这些措施都会创造出一种遵守企业规章制度的文化。第二、加强合同管理人员的培训教育。合同管理人员的业务素质的高低，直接影响着合同管理的质量。通过学习培训，使合同管理人员掌握合同法律知识和签约技巧，坚持持证上岗和年检考核制度，这不但增强了合同管理人员的责任感，也提高了合同法律意识。第三、重大合同审查管理。企业重大合同主要有：中外合资合作合同、企业购并合同、联营合同，独家代理协议、重大技术改进或技术引进合同、涉及担保的合同、房地产开发与交易合同等。把这些对企业的生产经营活动和经济效益影响大的合同挑出来，做为合同的重点管理对象，从合同的项目论证、对方当事资信调查、合同谈判、文本起草、修改、签约、履行或变更解除、纠纷处理的全过程，都由法务部门参与，严格管理和控制，预防合同纠纷的发生，有效维护企业合法权益。第四、履行监督和结算管理。签约的目的主要是保障合同的及时有效履行，防止违约行为的发生，所以；企业法务部门对合同的履行进行监督是十分必要的。通过监督可以知道企业各类合同的履行情况，及时发现影响履行的原因，以便随时向各部门反馈，排除阻碍，防止违约的发生。另外，合同结算是合同履行的主要环节和内容，法务部门同财务部门密切配合；把好合同的结算关至关重要，这既是对合同签订的审查，也是对合同履行的监督，具体可采取或制定货款支付复核程序，实施有效的管理。第五、违约纠纷的及时处理。合同关系是一种法律关系，违约行为是一种违法行为，要承担支付违约金、赔偿损失或强制履行等法律后果。法律顾问部门审查合同时选择合适的违约条款和纠纷处理条款显得很重要，一旦发生违约情形，法务部门区别情况，及时采用协商，仲裁或诉讼等方式，积极维护企业的合法权益，减少企业的经济损失。三、法务部门的组建模式我们知道，律师不需要决定产品价格或者员工工资。律师的责任是确保公司的合同和政策能够准确表述上述商业决定。律师还必须给公司提供关于与公司经营有关的政府监管方面的法律意见。得到这些服务的最好办法是建立公司法务部门。但如果公司还处于初创阶段，为节约成本，可以外聘律师向整个公司业务提供专项法律服务，外聘律师根据企业的客户供应商企业性质,以合同管理为核心,辅之以劳工关务税务的风险管理模式,当能比较全面的防范法律风险,帮助企业形成“自我保护、自我约束”的依法经营机制。外聘律师通过接受企业法律咨询，出具法律意见书，指导企业建立合同管理制度、劳工管理制度和关务、税务管理制度，甚至通过定期上门对企业的法律风险进行诊断和稽核的形式，可全方位多角度帮助企业防范法律风险。确保企业经营者能安心经营，以促进企业的健康成长。