合同的复印件、传真件和扫描件有效吗？

案情简介

2016年5月，某贸易公司与某生产企业签订《货物购销合同》，约定某生产企业为某贸易公司设计和生产某大型设备，但未明确约定迟延交货的违约责任。后由于某生产企业迟延交货造成重大损失，某贸易公司向某生产企业传真了一份索赔单，某生产企业盖章确认后回传，确认其向某贸易公司承担80万的迟延履行违约金，但某贸易公司没有索要原件。后某贸易公司提起诉讼要求某生产企业继续履行合同，并要求其承担80万违约金。某生产企业辩称，某贸易公司没有提供证据证明其迟延交货，且索赔单的传真件形式不完整，对违约金数额不予认可。

法院经审理认为，案件争议焦点是传真件的证据效力，因某贸易公司未能提供传真件的原件，且无法证明传真件由某生产企业发出。另外传真件不能作为孤证使用，因此，某贸易公司要求某生产企业承担80万违约金的请求不予支持，但某生产企业存在违约事实，支持按照银行同期贷款利息计算至实际交付之日止的违约金（约2万元）。

律师提示

中小企业在合同履行过程中，因原件保管不当只留存复印件，或在开展异地合作和时间紧急时，企业间往往通过QQ、微信、电子邮件或传真方式来传递合同、订单、对账单等文件。文书的复印件、传真件或扫描件有效性（准确的说应该是证明效力）存疑，存在较大法律风险。

文书的原件是原始证据和直接证据，是可以单独、直接证明争议事实的证据，法院一般都予以直接采信。文书的传真件本身也是原件，但和盖鲜章的原件存在区别，由于其存在变造可能，传真件在作为原件时虽具有完全证据效力，但一般仍需要通过其他证据佐证案件事实。扫描件和复印件都是复制件，是传来证据，亦需要其他证据佐证其真实性。传真件、复印件和扫描件一般均不得直接单独作为定案依据。

为降低或避免法律风险，笔者建议如下：

1、文书原件具有最高的法律效力，在出现传真件、复印件和扫描件后，应及时索取文书原件。

2、交易各方可以约定合同或者其他文件、单证等文书使用电子签名、数据电文，现在已有很多合法第三方平台公司提供相关服务，符合《电子签名法》的电子签名或数据电文具有法律效力。

3、在合同或文书签订和履行过程中，注意保留双方关于商谈和确认的往来邮件、会议纪要、QQ或微信聊天记录等证据，以此佐证合同或文书效力及交易的实际履行。

4、基于商业考虑使用合同或文书传真件和扫描件的，建议在合同中约定交易各方的QQ号、微信号、电子邮箱等通讯地址，以证明通讯地址为交易各方使用，同时在合同或文书里约定传真件、扫描件与原件具有同等法律效力。

法律规定

1.《中华人民共和国民法典》

第一百三十五条 民事法律行为可以采用书面形式、口头形式或者其他形式；法律、行政法规规定或者当事人约定采用特定形式的，应当采用特定形式。

第四百六十九条 当事人订立合同，可以采用书面形式、口头形式或者其他形式。

书面形式是合同书、信件、电报、电传、传真等可以有形地表现所载内容的形式。

以电子数据交换、电子邮件等方式能够有形地表现所载内容，并可以随时调取查用的数据电文，视为书面形式。

2.《中华人民共和国电子签名法》

第三条　民事活动中的合同或者其他文件、单证等文书，当事人可以约定使用或者不使用电子签名、数据电文。

当事人约定使用电子签名、数据电文的文书，不得仅因为其采用电子签名、数据电文的形式而否定其法律效力。

前款规定不适用下列文书：

（一）涉及婚姻、收养、继承等人身关系的；

（二）涉及停止供水、供热、供气等公用事业服务的；

（三）法律、行政法规规定的不适用电子文书的其他情形。

3.《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》

第四十九条 对书证、物证、视听资料进行质证时，当事人有权要求出示证据的原件或者原物。但有下列情况之一的除外：

（一）出示原件或者原物确有困难并经人民法院准许出示复制件或者复制品的；

（二）原件或者原物已不存在，但有证据证明复制件、复制品与原件或原物一致的。

第六十九条 下列证据不能单独作为认定案件事实的依据

（一）未成年人所作的与其年龄和智力状况不相当的证言；

（二）与一方当事人或者其代理人有利害关系的证人出具的证言；

（三）存有疑点的视听资料；

（四）无法与原件、原物核对的复印件、复制品；

（五）无正当理由未出庭作证的证人证言。