【商业秘密保护】使用企业邮箱构筑商业秘密保护之墙
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商业秘密
所谓商业秘密，是指不为公众所知悉、能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。
由此可知，构成商业秘密应当具备以下条件：
1.【有秘密】具有秘密性，即不为公众所知悉；
2. 【有价值】具有商业价值性，该商业秘密能给权利人带来经济利益，能为权利人获得市场竞争中的独占优势，换取有形的价值或无形的价值；
3.【有措施】权利人采取了合理的保密措施，体现在管理上，权利人对这些商业秘密一般都采取了一定的保密措施，且该保密措施应当达到一定的程度，即所采取的保密措施在正常情况下可以使该信息得以保密。
从商业秘密构成条件可知，商业秘密并非实实在在的物品，也没有明确哪些不属于商业秘密，只要符合上述条件的，均可称之为商业秘密，包括客户名称、联系方式、交易习惯、交易需求等客户信息，如符合上述条件，均属于商业秘密。
因此，企业要让法律保护其商业秘密，必须自身先采取措施对商业秘密进行保护，即采取一定的保密措施。但企业保密措施并非单一的行为即可达成，而应当是像织网一样，将企业的各条线连接编织成网，例如规章制度中关于商业秘密保护的规定、员工的管理、客户管理、办公系统及设备设施的设置及管理、企业对外对内的沟通方式等。
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证据保全
实践中，商业秘密纠纷案件普遍存在举证难、保密难等特点。现在的社交软件发达，沟通方式多样。很多企业在客户沟通内部管理时多使用员工个人邮箱、微信等进行沟通，一旦发生问题，因相关记录均在员工的私人邮箱或者微信中而无法获得相关证据，即使是企业可以控制的微信，因手机或者电脑的存储量有限，经常会定期删除相关信息，待纠纷爆发时，证据早已灰飞烟灭。更为关键的是，员工使用个人邮箱或者是微信进行客户的沟通，则客户的相关资料都掌握在员工的手中，可能在利益的诱惑下，将企业的客户转为私人的客户，或者在离职时造成企业的客户流失。
因此，企业统一使用企业配置的企业邮箱进行文件交接，工作沟通，规定员工在涉及工作时一律通过邮件进行文件的传递交接，不得用于其他个人用途，企业有权随时查看邮箱，通过控制监视内部员工电子邮件，解决侵犯员工私隐问题、文件流向存储问题、客户流失问题、证据保护问题，最大限度防止商业秘密泄漏。同时，规范的工作流程及明确的规章制度，本身就是保护商业秘密的措施之一。
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如何取证
发生商业秘密纠纷案件，企业又如何进行取证？一般通过公证取证或者电子证据固化系统取证。
案例一：公证取证
【上海知识产权法院（2017）沪73民终38号】
企业委托代理人到上海市公证处就相关邮件内容申请证据保全公证。在网易企业邮箱登陆页面通过登录原告张某的账户密码，查看到一份由张某发送的告知Eric将于月底离职，由他接手的邮件，公证处对该页面截屏保存。并且逐一浏览查看“红旗邮件”列表中其他8封邮件，发件人均为张某，时间集中在2015年12月18日至2016年1月21日期间，邮件内容系告知对方自己接手处理相关业务。该公证处就上述内容出具了（2016）沪徐证经字第5748号公证书。
案例二：电子证据固化系统取证
【深圳市南山区人民法院（2018）粤0305民初3176号】
2018年1月11日，深圳市版权协会根据原告的申请，在连接互联网的办公电脑上打开浏览器，使用原告提供的邮箱账户和密码登陆涉案邮箱，对显示的相关涉案邮箱及附件进行浏览、下载、截图、保存为原始证据包，在TSA电子证据固化系统中进行了电子证据固化并出具了2018深版协电证固字第0034号电子证据固化报告。
后因被告对该证据的真实性、合法性和关联性均不予认可，且现有证据证明原告能够控制和登陆该邮箱，无法证明上述邮件是被告发送，无法证明上述电子证据内容未被篡改。于是在2018年1月11日，深圳市版权协会根据原告的申请，在原告提供的电脑上对硬盘中的相关文件的属性及回收站中被删除文件的属性、显示的内容进行浏览、截图、并保存为原始证据包，在TSA电子证据固化系统中进行了电子证据固化并出具了2018深版协电证固字第0035号电子证据固化报告。查看该报告所附截图，显示为回收站内的2017年3月至2017年7月一些被删除的文件信息，包含文件名称、原位置、删除日期、大小、项目类型、修改日期等。
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企业邮箱
此外，企业使用企业邮箱进行工作沟通，不但有利于企业商业秘密的保护，对企业还有以下好处：
1、不受员工离职影响，便于工作交接。员工离职如果是没有发生矛盾纠纷的，可能对企业工作交接不存在问题。但在特殊情况下，员工与企业发生纠纷离职，拒不配合企业的工作交接，将会给企业造成大大小小的损失。如果企业是用企业邮箱进行工作沟通的，在员工离职前企业即可以控制企业邮箱，避免上述问题的发生。
2、提升企业形象。企业邮箱有统一的格式，易于区分每个人的身份，有助于树立企业统一管理的形象。同时通过企业邮箱可以让更多的客户了解企业的信息，在日常通信中企业也可以附带宣传推广企业的产品。
3、安全稳定。企业邮箱在安全性、稳定性以及防病毒、反垃圾邮件等功能远远优于个人邮箱，付费的企业邮箱更是如此。
4、便于工作的沟通协作。使用邮件进行工作沟通，无论是从形式上还是内容上，都会让人感觉到正式，内容条理清晰，可以有效提高工作效率。同时，可以选择密送、抄送、群发等，在团队协作中便于分工合作。
综上，企业使用企业邮箱进行工作的沟通管理，不但有利于企业商业秘密的保护，也有利于规范企业的管理，控制企业的风险，将主动权把握在企业手中。
作者：陈乾德
