何为合理的保密措施
导读:
商业秘密的保密措施应包括多方面的内容,而且这些方面的内容不是完全对立、完全分离的,它们应是一一个有效的、统一的整体。
有形的障碍
在保密措施中,有形的障碍必不可少,但有形的障碍不是唯一的,障碍的标准也不是绝对统一的。通常情况下,用简单的围栏来保护敏感的生产车间是不行的。法律的标准要求足够有效即可,并不要求将探寻目光隔离在敏感的区域之外。有形的障碍包括以
下几方面的内容:
具体的障碍:具体的、有形的障碍有很多,比如围墙、栏杆等一直通用的保密手段,这类保密措施已被法院判决确认有效。偶然的漏洞是允许存在的,但长时间的持续的缺失应是对保密措施的放弃,比如围墙出现缺口。注意:这种保密措施应与其他因素结合,比如围墙下是否有警卫(保安)巡逻。
警告:在企业内部引人注目的地方放置(张贴)警告标志是一种合理的保密措施,比如“未经许可不得入内”“禁止入内”等,它可以实现两个目的:一是警告入侵者其行为是违法的;二是告知内部员工和来访者此处为敏感区域,进入将承担法律责任。
警卫:警卫可以灵活控制他人接触商业秘密,特别是门卫。警卫可以要求来人出示证件,但不一定要搜查来人的公文包。警卫的缺失不一定导致保密措施的失效或不存在,但手持武器的警卫站在出口处完全可以证明保密措施的到位,特别是在夜间。此外,在保密区域内加强保卫措施,增加警卫是比较显著的保密措施。
警卫措施除站岗外,还可通过电脑监控方式实现:企业内部设有完全电脑化的机房,里面有全天候电视或电眼监控系统,由警卫监视整个公司。
加锁:加锁是一种简单而有效的保密方法。虽然未上锁的大门并不等于可以随意出入,但加锁强调了限制。对锁的种类,法律上并没有具体的规定,但在司法实践中,开锁的钥匙应该是有限的,掌握钥匙的人应该是有限的。与锁有关的几个问题应当注意:
第一,保险柜。将商业秘密锁在银行的保险柜里,这就是保密措施。保险柜的放置地点应是特定的,接触密码的人更应是特定的。第二,磁卡及密码。企业内部除了设有全套防盗系统外,对于公司重要管制区域或重要机房重地,则以磁卡及密码双重操作方式,有卡无码或有码无卡者均不得人内。第三,指纹、语言识别系统。指纹、语言识别系统,来限定仅有高层人员或经手人员才有权进入。第四,隔离敏感区域。隔离敏感区域是一种有效而且低成本的保密手段,它主要指设置必要的障碍,将工作区域进行适当的分割。由此,涉密的文件、生产工具、程序、方法都得以保护。基本思路是:利用物质障碍使未经授权许可的人不能接触商业秘密的载体。
针对来访者的保密措施
有客自远方来不亦乐乎,对商业秘密的权利人而言,不亦乐乎的背后是加强防范。
假设来访者(如客户、投资人等)被允许进入能够接触到商业秘密的范围,那么从理论上讲来访者的接触必须加以限制和控制,来访者必须明白他们所接触信息的秘密性,他们的行动方向和拍照行为应是重点注意的问题。具体而言,应包括以下几方面的
内容:
识别:来访者除了应登记,还应佩带出入识别证件,以表明自己的身份。
活动:来访者不能随意活动,他们接触秘密的可能性应在严格的控制范围之内,必要时应加派合格的陪同人员。陪同人员可配有无线电话,可随时作内外联络,但必要的陪同人员并不能替代所有的保密措施。
告知:告知来访者商业秘密的存在,是为了要求他们承担相应的保密义务。通常的警告和告知即可,没有严格的内容限制,但是没有告知可能导致保密措施的不严密。
保密协议:签订保密协议,在来访者入门之前签订保密协议作为入门的条件,这种要求在来访者将接触核心秘密时特别重要。保密协议的关键内容是设定不得披露、不得使崩的义务。保密协议的订立并不是对来访者的蔑视,没有这种保密协议,在诉讼中将造成举证的困难。
接触:无论是客户还是合作人,来访时都希望看看工作间以增加对权利人的信任程度,这种要求不应轻易拒绝,但权利人应当注意来访者是否能够通过参观生产设备获取商业秘密。因此,对这种参观行为的限制应根据上面几项保密措施而确定。
录音、拍照的问题:来访者一般携带录音、拍照设备,权利人应当及时明确录音、录像、拍照的后果,比如照片是否公开、还是仅为来访者确定业务联系而使用,这种确定应以书面记载为宜,否则也将增加诉讼中举证的困难。
对员工的保密措施
员工的行为对商业秘密的保护是个难题,问题的关键在于如何设定员工的保密义务以及如何防止他们泄密。从理论上讲,员工应对权利人承担忠诚的义务,只要员工注意到商业秘密的存在,这种忠诚义务就不能轻易解除,具体而言这种忠诚义务的设定应基于以下几方面考虑:
告知:权利人必须明确告知员工商业秘密的存在,否则也将发生诉讼的举证困难。明确告知应包括秘密的具体界线,即什么是秘密,什么不是秘密,以及保密措施的明确存在。
订立保密协议:尽管员工有忠实义务,但这种忠诚应以书面协议的形式体现,使之更为具体、更为有攻,因此,签订保密协议对研发人员特别重要。
与员工订立保密协议已被法庭判决确认为有效的保密措施,但应当注意的是保密协议的条款内容,即员工在承担保密义务的同时是否得到补偿,以及对竞业限制的明确。
员工的作品发表问题:企业应该鼓励创作,但对员工作品的发表应有明确具体的规定加以必要的限制。关键是作品内容不能泄密。
离职谈话:与离职的员工谈话,要求离职的员工保守商业秘密,是一项重要的保密措施,但它一直为人们所忽略,谈话内容应明确:保密措施的存在;员工任职期间所接触到的秘密的范围;员工是否得到足够的保密补偿;员工离职后竞业限制的期限等。注意:对上述内容应以书面记载为准。[page]
在为离职人员办理交接手续时,应要求离职人员将自己持有的文件及储存于各种媒介的信息予以销毁,或返还给公司。
对外界人员的披露限制问题
外界人员指顾客、投资人等,主要包括两个方面的内容;
第一,出版物公开的问题。权利人必须注意限制在公开出版物上披露商业秘密,这种披露应与新闻报道相区别。一项经营信息在公开出版物及国际互联网上向公众摭露后,便成为公共信息,不构成商业秘密。
第二,反向工程问题。商业秘密并不限制反向工程,因此有必要考虑接触产晶《样品》能够通过反向工程,重新生产产品,对此要加以限制,包括:一是接触样品,对接触样品的人员、方式要加以限制,特别是当样品处子展览期间,员工不能离开样品;二是市场销售,大规模的市场销售必然导致泄密的可能,因此在此过程中应注意,对产品本身设定密码及注册编码,从而圆定用户;在产品或产晶使用手册上说明商业秘密保护问题;分级销售,根据客户的不同需求确定保密的等级,需求越高保密的等级越高;设定特定的技术手段如反编译措队时问、时段限制、自毁措施等。
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