公司公文管理规定
导读:
____公司公文管理规定
年 月 日 ( )办字第 号
第1条 为加强对本公司的公文管理,做到规范、准确、及时、安全使用文书,制定本规定。
第2条 公司各部门应当按照本规定处理公文。
第3条 公文应当简洁,明了,避免空洞、费话连篇的公文;公文应当规范、整洁;克服官僚主义和文牍主义。
第4条 各部室、各单位及各有关人员,对公文中涉及国家、政府或本公司应保密的事项,必须严守机密,不准随便向他人泄露。
第5条 公文保密等级分为:绝密、机密、秘密三种,其他为一般文件。
绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。绝密文件只能印一份,由起草人送有阅文资格的人员传阅,机密文件按审阅人数打印,阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。
文件机密级数,由发文单位的主管领导根据文件内容确定。
第6条 公司发文的程序为:拟稿、审核(部门领导)、签发(公司领导)、打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。
第7条 公司收文的处理程序为:收文、分文、传送、催办、立卷、归档。
第8条 草拟公文应注意的事项:
1.内容要符合国家的路线、方针、政策、法律、法令及地方性行政规章;
2.反映情况要客观,实事求是;
3.文字要准确、精炼,条理要清楚,层次要分明,结构要紧密,用语要规范;
4.人、地、物名、引文及时间要具体、准确。
第9条 收文由总裁办公室统一负责。总裁办收文后,应先做好归类、登记,然后根据文件的内容,分送有关领导阅示。阅示完毕后,由总裁办收回归档。
各级领导对送来的公文要及时阅批,急件,当天批复;一般文件,三天内批复。
各级领导阅、批公文应仔细认真,阅完后要签名并注明日期,不得圈阅。需要签署具体意见的,要明确、具体。
第10条 公司所有发文,发文单位应有存档,并将文件原稿(经领导签字)审核稿件连同正一二份送总裁办档案室存档。有领导指示的,还应附批复件。
第11条 所有文件发放,一定要有登记、签收手续。
公司发文,一定要由总裁办统一编号。
1.以公司名义对外发文,一律用( 年)字第 号;
2.公司监事会发文,用( 年)监字第 号;
3.董事局发文,用( 年)董字第 号;
4.董事局委员会发文,用( 年) 董委 字第 号;
5.董事局委员会所属机构发文,用( 年) 董委(机构名简称)字第 号;
6.其他管理部门的发文,用( 年)(部门简称)字第 号。
第12条 董事会机构及经营管理部门除经对方同意,一般不对外发文。
第13条 红头文件,只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等,其他文件一般用公司信笺印发。
第14条 本规定自公布之日起施行。
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