加强企业合同管理 防范化解经营风险 河北至尊律师事务所 郭留顺 企业经营活动是风险与利益共存的活动，一般而言，利益越大，风险也越大。合同是企业取得经济效益须臾不可离开的桥梁和纽带，同时也必然是经济纠纷的根源。加之一些别有用心的不法分子，绞尽脑汁地设定各种陷阱、圈套，稍有不慎就会使企业蒙受巨大的经济损失。因此，降低和防范经营风险，必须首先从加强企业合同管理作为第一切入口，方能防患于未然。 一、 当前企业合同管理普遍存在的问题 1、合同风险防范意识淡薄 律师在与企业的合作中发现，许多企业在签订合同时缺少对签约对方资信的基本了解，甚至没有审查对方的法人营业执照或自然人身份证明、法人授权委托书。企业自身没有建立必要的合同管理制度，一些合同资料保存不完整，经常发生诸如合同原件丢失仅保存复印件，或者传真件不注意复印保存，时间一长，字迹消退，无法辨认。当律师告知那是重要证据时，手忙脚乱无从查找，导致合法的诉求丧失起诉依据。企业对业务人员缺少明确具体的合同授权、合同审批制度，对外签订合同的人员随意临时指派且缺少明确具体的授权。司法实务中，出现上述情况，必然使企业承受极为不利的后果，让企业有苦难言。 2、合同文本不规范、条款过于简单、模糊 合同名称辞不达意，不能反映真正的合同法律关系。如把代销写作买卖、把租赁写成承包、把借款写成投资、把雇用写成承揽等。此外一些合同的条款没有实际意义，如“合同约定按照合同法解决争议”、“由违约者承担违约责任”等，这样的条款等于没有约定，不用合同法解决合同争议，难道用别的什么法能解决的了？不由违约者承担违约责任，难道由守约者承担违约责任不成？合同纠纷的管辖也是重要的条款，地域要具体到县、区，有些合同约定“由违约方的对方所在地法院管辖”，简直废话！打官司的时候，在判决以前哪个也不承认是自己先违约，因此无从确定管辖。对于违约责任可以约定定金罚则、违约金、赔偿金等方式，约定尽量具体明确，万一有了纠纷，可以省却许多计算麻烦。 3、签约主体不适格 依照《合同法》、《民法通则》等法律法规和司法解释的规定，企业法人的分支机构需有法人的授权委托才可以享有对外签订合同的资格，同时企业法人的内部职能科室无权对外签订合同。现实生活中一些企业林林总总、五花八门的供应站、办事处、销售科等职能科室或分支机构经常代表法人对外签订合同。更有一些企业的销售人员直接代表法人对外签订合同，既无法人授权委托书，又无身份证明，一旦发生纠纷，合同效力以及权利、义务、责任很难明确。 4、合同形式不完备影响合同的生效 比如一般的经济合同大多是这样表述约定的，“本合同自双方签字盖章之日起生效”。如果合同上只有代表人签字，没有法人单位的印章，就给合同埋下隐患，甚至直接影响合同的生效和履行。 二、如何通过企业内部的合同管理防范和化解合同风险。 1、在合同签订的环节要注意 审查签约对方是否具备法人资格、经营范围、资信状况，对方签约人是否是法定代表人，如果不是法定代表人的话，是否持有法人授权委托书。法人授权委托书权限是否明确，授权委托书可以要求对方给自己一份留存，如果不能给原件的话，也可索要一份复印件在合同盖章时一并要求对方加盖红色印章留存。 合同文本如果没有律师跟随把关的话，尽量采用统一的合同参考文本，以免遗漏重大合同事项。但要特别注意把自己不需要的内容划掉，属于参考文本中没有的双方重要的约定，可以作出补充。文字表达要清楚、准确。双方都必须使用合格的印章——公章或合同专用章，不得使用财务章或发票章等不合格印章。 合同争议的管辖条款，签约时应争取合同争议由我方所在区、县人民法院管辖。这样，一旦发生纠纷就可以避免许多现实的麻烦。另外，如果双方选择仲裁，仲裁机构名称一定要明确，如约定仲裁机构为“邢台市仲裁委员会”，仲裁机构与法院不同在于它没有级别、地域的限制，不约定具体机构名称的等于没有约定。 关于合同的审核，规范的企业起码应有通晓法律的专门人员负责管理审查合同，有条件的应设置专门的法律顾问室，提倡有律师作法律顾问，介入合同的起草和履行。审查合同着重审查合同的可行性、合法性、严密性。 2、企业必须认真做好合同管理工作。具体要求如下： （1）建立合同档案。每一份都必须有一个编号，不得重复或遗漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件，合同文本的签收记录，合同分批履行的情况记录，变更、解除合同的协议（包括文书、电传等），均应妥善保管。 （2）建立合同管理台帐。各企业应根据合同的不同种类建立经济合同的分类台帐和总台帐。每个企业应设一个总台帐，其主要内容包括：序号、合同号、经手人、签约日期、合同标的、价金、对方单位、履行情况及备注等。台帐应及时填写，做到准确、完整。 （3）制作“合同情况定期报表”。企业应定期（一般不得长于三个月）将合同的履行情况制成报表。由企业负责人对于合同的履行走势作出判断和预测。 （4）为保证合同内容的合法性，同时也为了避免给公司造成不必要的损失，禁止随便携带已盖合同专用章或公章的空白合同书或介绍信等，如确有需要，需经特别批准并办理领用手续，使用完毕经审查无误后，办理准销手续。 三、合同纠纷不可避免怎么办 企业发生合同纠纷时，所采取的协商、调解、仲裁、诉讼等手段，要注意一定在法律规定的时效期间内完成。不得疏忽懈怠、贻误战机。同时必须立即全面收集下列证据材料：合同文本（包括变更、解除合同的协议），以及与合同有关的附件、文书、电报、图表等；送货、提货、托运、验收、发票等有关凭证；货款的承付、托收凭证，有关财务账目；产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告；有关违约的证据材料；其他与处理纠纷有关的材料。如果双方经过协商达成一致意见的，要及时签订书面协议确认，并由双方代表签字并加盖双方 法人公章或合同专用章。 当一个企业把自己的合同管理的井然有序，纵使官司不可避免，但企业已经把自己处于诉讼的有利位置，甚至已经为胜诉做好了充分的准备，这样的企业才可能成为商海中经得起风浪不沉的航空母舰。