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律师信息
  • 姓名 : 陈培生律师
  • 电话 : 158-0464-1257
  • 职务 :
  • 机构 : 北京德和衡(哈尔滨)律师事务所
  • 证号 : 12301201710221190
  • 邮箱 : 95707546@qq.com
  • 地址 : 哈尔滨市南岗区轩辕路16号
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建设工程案件应收集的证据整理
作者:原创发布时间:2019-02-19 浏览量:0

建设工程案件应收集的证据整理

作者:陈培生(律师、注册建造师、注册城市规划师、注册咨询工程师、专利代理人)

建设工程案件因其具有很强的专业性,故在诉讼过程中会遇到很多工程的专业资料,如施工图纸,工程签证,施工进度图等。如何在诉讼过程中使用上述材料,其用途如何?这需要律师进行鉴别,近日笔者结合曾经的工作经历并借鉴袁华之律师的建设工程索赔与反索赔一书,整理出下列应收集的证据整理材料,不足之处还望批评指正。

一、项目前期的审批资料:主要包括土地使用权证或相关合同、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、建筑工程施工许可证、临时用地许可证等行政批准文件。

土地使用权证是指经土地使用者申请,由各级人民政府国土部门颁发的土地使用权的法律凭证。主要载明使用者名称,土地的坐落、用途、面积、使用期限和四至范围。

建设用地规划许可证是城乡规划主管部门依据控制性详细规划向建设单位核发的,确认建设项目位置和范围,允许的建设面积、建筑高度、容积率等相关规划条件,是建设单位用地的法律凭证。

建设工程规划许可证是城乡规划主管部门依据建设单位的申请向建设部门核发的,证明建设工程符合城市规划要求的法律凭证。

建设工程施工许可证是有建设管理部门向建设单位核发的,证明建筑施工单位符合各种施工条件,允许开工的批准文件,是建设单位进行工程施工的法律凭证。

项目前期的审批资料主要影响建设工程施工合同的效力,通说观点认为一般未取得土地使用证并不影响施工合同效力,而未取得建设用地规划许可证、建设工程规划许可证或两证中的任意一证与施工单位签订合同的通说认为该合同违反法律、行政法规的强制性规定而无效,但在施工合同履行的过程中取得了前述两证,一般认定施工合同有效。建设单位未取得施工许可证签订合同的,通说认为违反的是管理性禁止性规定,合同效力不受影响。

二、发包人与承包人资质文件:主要是发承包双方的相关营业执照,企业的资质证书等文件。

前述的文件也是对合同的效力会产生影响,一般对发承包是区别对待的。对于发包人未取得相关营业执照文件的,通说认为签订的建设工程施工合同无效,但允许补正;而对于发包人无资质或超越资质等级签订的建设工程施工合同,通说认为并不无效,因司法解释并未对此进行规定,仅有相关行政法规有所规定,一般认为该规定属于管理性强制规范,故对合同效力不产生影响。

对于承包人而言,无论是其超越经营范围还是无资质或超越资质等级承揽工程签订的建设工程施工合同,通说均认为无效。因其违反《合同法》《建筑法》等法律的强制性规定。

三、标前文件:主要指在招标前双方签订的合同、单方出具的承诺书等文件。该部分文件对施工合同的效力产生影响,同时对确定工程款结算也密切相关。若工程项目属于必须招标的,标前双方签订的合同对中标的备案合同产生直接影响的,则可能会导致所有的合同都无效。

四、招标文件:招标文件一般包括招标图纸和技术标准、规范及有关技术文件,有时还包括水文地质资料等。其由招标人编制并向潜在的投标人发售的明确资格条件、合同条款、评标办法和投标文件格式的文件。

招标文件在实践中是否作为施工合同组成文件需要看双方的约定,一般在合同中会约定文件的解释顺序。如果施工合同中将招标文件作为合同组成文件,则招标文件能够客观的反映发包人签订建设施工合同时的真实意图和项目的基本情况。

招标图纸的设计深度一般介于初步设计与施工图纸之间,通常是招标工程量清单制作的基础,一般能比较准确的体现工程内容及工程量。实践中一般对是否实际发生变更或变更的具体内容、工程量多少等存在争议时,可以利用招标图纸与施工图纸进行对比。

水文、地质等资料是工程勘测及测量工作的成果资料,通常由发包人提供。如在施工过程中因水文、地质、地下管网、控制的坐标等因素引起的工期、价款、损害赔偿等争议,可通过上述材料来确定责任主体。

技术标准、规范及有关技术文件主要是指适用于工程的国家标准、行业标准、工程所在地的地方标准,以及相应的规范、规程和技术文件。前述文件是判断和区分工程质量缺陷责任的重要依据,故主要在工程质量争议中使用。

五、投标文件:投标文件是对招标文件提出要求的相应和承诺,并同时提出具体的投标价来竞争中标。投标文件通常由商务部分(商务标)和技术部分(技术标)两部分组成。商务部分主要是相关的资质证书及证明文件,以及工程量清单计价表、投标报价说明、报价表。技术部分主要包括施工方案、施工组织设计及施工进度计划、施工现场平面布置图、质量、工期、安全文明施工等保障措施等。投标文件在工程案件争议中被广泛使用,如工程价款结算,工期延误,现场出现事故等。

六、中标文件:通常指中标通知书和中标的投标文件。中标通知书的内容一般都简明扼要,包含工程名称、中标价格、工程范围、工期、质量标准等。通说认为中标通知书的性质应为承诺,即合同已经成立,若任何一方违约应承担违约责任而不是缔约过失责任。

中标的投标文件主要包括中标预算书、承诺书、施工组织设计。该文件能客观的反映双方在签订建设施工合同时的真实意思表示和项目的基本情况,在发生争议时可以用来确认项目的基本情况、还原案件事实。

七、施工合同:合同分中标备案合同与未备案合同,即实践中经常所说“黑白合同”。通常将经过备案的中标合同称为“白合同”,未经过备案的合同称为“黑合同”。实践中多依据司法解释的规定认定以白合同为准,但对于非必须招标项目则应当尊重合同当事人的真实意思表示。故在进行诉讼或仲裁前应首先判断对工程的招投标是否必须,以及程序是否合法,其次判断“黑白合同”实质性内容的差异情况。

八、施工图纸:除了常规的施工图外,还包括设计交底、图纸会审记录及测绘资料等。上述资料对于确认工程施工是否符合设计要求、是否存在单方变更、工程质量缺陷责任等具有重要作用,通常用来判断责任主体。

九、施工现场条件:是指为保证承包人完成工程而由发包人提供的基本施工条件,如“三通一平”,“七通一平”。发包人提供施工现场条件是承包人进场施工的前提,如发包人未能及时提供或提供的不符合等导致的承包人延误工期、增加工程费用等,发包人将面临承包人的索赔承担违约责任。

十、工程进度计划:包括施工总进度计划、单位工程施工进度计划、分部分项工程进度计划及季度//周进度计划。工程进度计划是承包人向发包人在规定时间内完成工程的承诺,如因承包人原因未能按照计划完成相应工程,则发包人可要求承包人承担违约责任并赔偿损失。通说认为发包人或监理人对承包人修订进度计划的签收并不减轻或免除承包人根据法律规定及合同约定应承担的任何责任或义务,但承包人可以证明工程进度计划调整非己方原因造成的除外。

十一、开工文件:包括开工令/开工通知书以及开工报告,其实建设工程项目开工的依据,可以分为总体开工报告、分部工程开工报告、中间工程开工报告。前述文件主要用于与工期及开工前现场情况有关的争议中,用以明确责任主体。

十二、发包人指令及确认文件:发包人指令是指在建设工程施工合同履行过程中发包人为保证项目达到既定目标而向承包人发送的有关设计变更、工期调整等书面指示。发包人是确认文件是指发包人对工程实际状况或承包人提出了异议等进行确认的书面文件,如工程量核实确认单,工程材料价款变更的确认单等。通常发包人指令及确认文件应当采用书面形式,经监理工程师签字后,交给项目经理等受送达人,接收方在回执上签署姓名和收到时间后生效。前述文件是工期是否延误、工程量增减、工程价款结算的重要凭证。

十三、监理通知:指监理工程师履行监理职责过程中,就施工质量、工艺、施工组织等方面以通知单的形式向承包人或发包人发出的书面文件。监理通知普遍适用于与工期、质量及工程造价等相关的争议中,用来判断承发包双方的责任及过错程度,还原案件事实基本情况等。

十四、往来函件及签收记录、会议纪要:往来函件是指施工过程中,施工活动的一方参与主体向其他主体发送的与工程相关的函件,记录施工过程中的有关事实。包含工程联系单、通知书、电话记录等。签收记录主要是对收到往来函件后以书面是形式予以确认的相关记载。往来函件贯穿施工的整个过程,记载内容既包括与工期、质量、价款、洽商等重要内容,也可仅涉及施工程序、进度等。会议纪要包括监理会议纪要、专题会议纪要等主要是对工程施工过程中出现的问题进行沟通、协调等活动形成的纪要性文件。前述文件能够反映出施工过程中出现的真实情况,亦能体现出各方主体在出现问题后各方的真实意思的表示,对解决各方争议均具有重要作用。

十五、承包人施工记录:一般主要包括工程备忘录和施工日志。备忘录是在施工过程中由承发包双方及监理单位就某特定事件发生原因、经过及处理情况进行如实记载的书面文件。施工日志也叫施工日记,是承包人对工程整个施工阶段的施工组织管理、施工技术等有关施工活动和现场情况变化的真实的综合性记录,也是处理施工问题的备忘录和总结施工管理经验的基本素材,是工程竣工验收资料的重要组成部分。施工日志可按单位、分部分项工程或施工工区建立,由专人负责收集、填写记录、保管。一般记录人员要签字,主管领导定期也要阅签。前述记录主要是承包人单方制作和保留的,故其证明了较弱,所以在举证时应结合其他证据使用,以便更好地体现施工过程中发生的真实情况。

十六、施工人材机动态资料:主要是施工过程中发生的人工、材料、机械所消耗的统称,通常为月动态表,根据不同的施工阶段填报后,由项目经理签字,并由承包人及监理单位各存一份。该部分资料对承包人向发包人主张费用索赔发挥重要作用,前述记录主要是承包人单方制作和保留的,故其证明了较弱,但结合监理会议纪要、监理月报、施工日志、往来函件等证据,可充分证明承包人的损失。

十七、工程照片及声像资料:该部分资料记载工程各个阶段的状况,具有直观、及时、生动的特点,能证真实记录和再现工程勘察、设计、监理、施工的全过程,是工程结算审核的重要依据,是对隐蔽工程记录资料的真实印证和补充,是检查和记录工程质量情况的重要手段。此资料应注明日期及制作方,并清晰记载证明内容。

十八、气象资料:主要指气象局等相关权威部门发布的信息和资料,另外监理单位、施工单位制作的反映天气情况的资料也属于气象资料。该资料主要用于因不可抗力原因产生的工期或费用索赔。

十九、监理月报:一般是指在施工过程中监理单位就工程中重要问题形成的月度情况记录。监理月报一般包含月度工程进度描述、进度控制措施、月度计量、合同管理事项、当月工程监理大事记等内容。监理作为独立的第三方,一般在无相反的证据且监理单位及人员亦无违反职业道德的情况下,监理月报的内容在诉讼或仲裁中具有很强的证明力。但该资料一般仅报送质监站及发包人,承包人不容易获得。

二十、分包合同:指总承包人将承包工程中的部分专业工程或劳务作业交由专业工程承包单位或劳务单位施工并与其签订的合同。根据法律规定,总承包单位与分包单位就分包工程对建设单位承担连带责任,同时禁止再分包。总承包人不得以存在质量缺陷的工程并非尤其施工为由主张免除工程质量责任的承担。实践中经常出现发包人指定分包人的情况,根据司法解释的规定,发包人指定分包人造成建设工程质量缺陷的,发包人应承担过错责任。

二十一、发包人材料、设备供应文件:指记载发包人负责供应的设备和材料相关情况的文件,包括供应清单、合格证书、验收单、封样记录,发包人及时供应证明文件(到场通知、函件)等。该资料主要用于因发包人拖延提供设备、材料,供应是材料、设备存在质量缺陷,相关设备、材料价的变更,材料替代性使用等,在工期和费用索赔时用以判断责任主体。

二十二、承包人材料、设备供应文件:指记载承包人负责供应的设备和材料相关情况的文件,包括供应清单、合格证书、验收单、封样记录,发包人及时供应证明文件(到场通知、函件)等。在工程质量发生纠纷时,设备和材料清单、合格证书、验收单等记录可作为确定质量责任归属的依据,同时对确认工程价款有重要意义。

二十三、工程洽商、签证文件:一般以洽商变更单、工程签证单的形式体现。洽商变更单,主要是是施工企业就施工图纸、设计变更所确定的工程内容以外的,而实际又发生的施工内容所办理的书面说明。一般作为合同文件的组成部分。工程签证单涉及的内容非常广泛,主要包括工程经济签证、工程技术签证、工程工期签证、工程隐蔽签证等。工程签证单可视为补充协议,具有与合同协议书同等的优先解释权。前述文件直接关系到承发包双方的切身利益,是工程结算的重要依据。通常在全种类的工程索赔中发挥作用,尤其在工期、费用索赔中经常使用。

二十四、设备、材料认价文件:包括暂估价设备材料认价文件和双方另行变更设备材料价格的认价文件。暂估价材料设备属于暂估价项目的组成部分。所谓暂估价材料设备通常是指发包人在工程量清单或预算书中列举的必然发生但暂时不能确定价格的材料设备。确定暂估价材料设备价格需要承发包双方尊照合同的约定完成相关的申报计划和审批程序。前述文件主要反映了材料设备价款的确定及变更情况,与工程价款紧密相连,通常在涉及工程价款结算时发挥重要作用。

二十五、阶段性质量验收文件:指建设工程施工过程中先关参建主体对隐蔽工程部分、分项工程、单位工程进行质量验收并就验收结果出具的记录性文件,一般泛指竣工验收前进行的检验、检查、验收工作过程中形成的全部阶段性文件。如隐蔽工程检查记录、隐蔽工程验收单与验收记录、分部、分项工程质量验收记录、单位(子单位)工程质量竣工验收记录、监理工程质量评估报告等。该资料经常在工期与工程质量相关的争议中使用。

二十六、工程款申报文件:指承包人为索要工程款而向发包人提交的支付申请文件,一般包括预付款、材料设备款、进度款、签证款、结算款及保修款的支付申请文件。合同中如对逾期支付相关款项的利息和违约金均有约定的情况下,承包人可据此同时主张利息和违约金,即使未约定依据司法解释的规定,承包人仍可主张逾期支付的利息。

二十七、工程款支付文件:指可以证明发包人已经支付工程款及支付金额、承包人收到工程款及收到金额的相关文件。如发包人银行汇款凭证、工程款发票、承包人出具的工程款收据、承包人工程款记账凭证,发承包双方的对账单等。实践中,因承包人经常出现在收到工程款之前为发包人开具发票的习惯,故工程款发票通常不能单独作为发包人已经支付工程款金额及支付时间的依据,发包人需结合其他证据证明其已付款。

二十八、分部分项工程验收申请文件:指承包人完成了按单位工程的结构形式、工程部位、构件性质、使用材料、设备种类等不同部为的工程,承包人经过自检后向发包人或监理人书面提出检查相关部位的书面申请材料。分部分项工程验收是整个工程验收移交的前提,申请文件亦是竣工资料的重要组成部分。分部分项工程验收作为施工必经程序,未经验收,承包人不得进行下一道工序施工。

二十九、单位工程竣工验收报告:指承包人完成合同中约定的内容,发包人组织对具备独立施工条件并能形成独立使用功能的单位工程进行竣工验收并向备案机关提交的竣工验收文件。建设单位不提交单位工程竣工验收报告的,后续无法办理房屋所有权证。由于该报告所记载的信息经建设单位汇总,并经参建各方签章确认,故在施工合同纠纷中具有较强的证明力。特别是单位竣工验收报告中关于“单位工程质量评价”部分可成为质量争议中的重要证据。

三十、行政验收文件:指相关行政机关的验收文件,包括但不限于规划、消防、环保、人防等部门分别出具的工程验收文件,现阶段有望进行联合验收只需出具一份验收文件。上述文件与竣工验收报告是竣工验收备案审核之必要材料,该部分文件主要用于竣工验收合格后承包人追偿工程款。

三十一、竣工验收资料:一般指工程完工后在备案过程中收集、提交的工程资料及竣工图,其中工程资料主要包括:施工单位提交的工程竣工报告;勘察设计单位提交的工程质量检查报告;监理单位提出的工程质量评估报告;验收组人员签署的工程竣工验收意见原始文件;相关行政许可文件。竣工图是由施工单位按照施工实际情况绘制的图纸,一般包括施工过程中的各项变更。竣工验收资料涵盖了竣工过程中形成的各单位的检查、验收记录及意见,是对过程质量、工期及完工后的最终状态的确认。通常在与工程质量、工期及结算争议中使用。

三十二、工程质量文件:该文件一般包括建设工程质量监督报告、工程质量责任书和质监注册表。前述建设工程质量监督报告是质量监督机构对建设工程质量的评定文件,该报告系第三方机构出具,对各责任主体的质量行为及工程质量情况等方面具有较强的证明力,前述文件在工程质量纠纷中可以成为参建各方主张他方承担工程质量责任或减免己方责任的证据材料。

三十三、工程结算资料:指承发包双方按照建设工程施工合同和已完工程量进行工程价款结算时所产生的文件、资料,包括但不限于结算书、结算审核文件、结算审计文件等。工程结算资料主要体现承发包双方就工程结算相关的意见、建议、主张。一般情况下双方签署工程结算协议后即确定了最终的工程结算价款。故结算资料是确定工程价款的重要证据。

三十四、结算协议书:指项目工程经发包人、承包人、设计人、监理人等各方验收合格后,发包人和承包人就施工合同履行过程中产生的包括工程款、工期、质量争议在内的所有争议一并解决的书面协议。结算协议书签订后,对承发包双方都具有约束力,除非结算协议书被认定无效或被撤销,否则承发包双方均应按照结算协议书的约定履行义务。结算协议书的签订不影响承包人承担质量保修责任。

三十五、工程造价信息资料:指建设行政主管部门为维护建筑市场秩序、规范市场计价行为而发布的规范性文件或工程造价管理机构发布的用于确定人工、机械、工程常用建筑材料市场价格的参考性文件。造价信息资料对于确定工程造价、解决与工程造价有关的争议具有重大影响,常用于工程价款的索赔或鉴定的参考依据。

三十六、工程保修文件:指针对竣工工程所签订的工程质量保修协议书或保修单,以及承包人向发包人单方出具的保修承诺函等。其主要内容包括质量保修范围、质量保修期限、质量保修责任、质量保修金的支付期限等。其中质量保修金的返还与缺陷责任期直接相关,即当缺陷责任期届满后,工程未发生质量问题或已被承包人合理修复,发包人应将质保金返还给承包人。所谓缺陷责任期,是指自工程竣工验收合格之日起承包人向发包人保证承担质量修复责任的期间。其与质量保修期不同,缺陷责任期一般为6个月、12个月、24个月,具体由承发包双方在合同中约定,且缺陷责任范围为整个工程;而质量保修期一般有法定的最低期限,不同的部位保修期限也不同。

上述资料只是介绍相关的名称和概念,因篇幅有限不能具体展开。故在诉讼或仲裁过程中需与工程项目经理或内业制作人员进行配合,方能取得更加全面的资料。

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